5 tips voor het leven na(ar) de cloud

Echter hebben veel gemeenten de afgelopen jaren de keuze gemaakt om ook de overige kernapplicaties vanuit de cloud te gaan gebruiken. Applicaties die eerst binnen het systeemlandschap van de gemeenten stonden en (deels) in eigen beheer waren. Een migratie van on-premise naar de cloud dus. Deze stap en de gevolgen hiervan worden vaak goed in kaart gebracht als het gaat om het financiële plaatje (besparing eigen beheer vs. cloud-kosten) en het migratieproject (planning, resources en kosten).

Maar om van deze stap een blijvend succes te maken zijn er meer zaken nodig om rekening mee te houden.

1. Maak de gebruikers bewust van gewijzigde processen
   Het succes van de keuze voor de cloud wordt in grote mate bepaald door de tevredenheid van de gebruikers. Het is daarom zaak om de gebruikersorganisatie op de hoogte te stellen van de cloud-migratie en te laten weten wat de impact is voor hun dagelijkse werkzaamheden. Onderschat dit niet, er verandert namelijk nogal wat! Waarbij men voorheen nog bij de afdeling systeembeheer langs liep, moeten ze nu bellen of een ticket aanmaken bij de cloud-leverancier. Het is daarom belangrijk om duidelijk te maken hoe het proces van vragen en verzoeken loopt en welke afspraken hierover zijn gemaakt. Omdat het bijna onmogelijk is om alle processen van tevoren volledig in beeld te hebben zal er zeker in de eerste maanden regelmatig moeten worden geëvalueerd. Dergelijke wijzigingen kunnen ook impact hebben op aaneensluitende processen. Als er voor analyses gebruik werd gemaakt van het inlezen van een maandelijkse data-export van een bepaalde applicatie, dan zal er goed nagedacht moeten worden -vanuit security oogpunt- hoe je hier vanuit de cloud mee om wil en kan gaan. Meteen een mooi moment om dit proces te evalueren.

2. Stel een regievoerder aan
   Bij het migratieproject is het zondermeer logisch dat er een projectleider wordt aangesteld binnen de gemeente, zodat die voor de nodige afstemming kan zorgen tussen de betrokkenen vanuit de gemeente, de projectmanager van de cloud-leverancier en eventueel derde leveranciers die betrokken zijn. Ik ervaar dat het minder logisch wordt gevonden om hier ook ná het project invulling aan te geven. Vreemd, want het uitbesteden van taken is mijn inziens een continu project. Een project waarin de behoefte van de gebruikersorganisatie (“wij willen elke maand een data-export ontvangen”) moet worden vertaald naar mogelijkheden bij de leverancier. En waarbij andersom ook de vertaling moet plaatsvinden van wijzigingen en/of vragen vanuit de cloud-leverancier richting de organisatie of andere leveranciers (“is het op te lossen door een directe koppeling te realiseren?”). De afstemming voor het doorvoeren van updates is hier een goed voorbeeld van. Ook heeft de regievoerder een belangrijke rol in de integratie tussen de verschillende functionele gebruikers en eventuele andere cloud leveranciers die gekoppeld zijn.

De regievoerder zal primair de gemeente vertegenwoordigen richting de cloud-leverancier, daarom heeft deze persoon een belangrijke rol in de evaluatie van de samenwerking (zie hieronder).

3. Evalueer regelmatig de samenwerking
   Binnen de ICT en zeker bij cloud-dienstverlening komt de beleving van gebruikers steeds meer centraal te staan. Door onze dagelijkse gemakken (thuisbezorgd.nl) wordt deze groep steeds veeleisender. Samen met de algemene technologische ontwikkelingen zorgen deze ontwikkelingen er voor dat cloud-dienstverlening nooit stil zal staan. Verandering is inherent aan cloud-diensten en dus is het belangrijk om de werking hiervan in de praktijk regelmatig te evalueren. In feite is dit een logisch vervolg op punt 1 en 2. Geef dit dan ook een structureel karakter op verschillende niveau’s.

4. Laat gebruikers kennismaken met hun nieuwe collega’s!
   Beheerders en gebruikers binnen de gemeenten krijgen te maken met veranderende processen. Maar bij deze nieuwe processen, horen ook nieuwe mensen. Deze mensen zijn niet altijd direct zicht- of hoorbaar, maar in principe gaan ze wel de samenwerking aan met elkaar. Het lijkt mij dan ook vrij logisch dat deze mensen eens kennis met elkaar maken. Dit kan op locatie bij de gemeente, maar het is ook wel eens goed om te zien hoe het er aan toe gaat bij de leverancier.

5. Blijf leren van anderen
   Gemeenten met ‘cloud-water-vrees’ hebben één groot geluk. Ze zijn inmiddels al lang niet meer de eerste. Ze hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden. En natuurlijk is de ene gemeente de andere niet, maar vragen naar ervaringen van collega-gemeenten geeft een goed beeld van de juiste aanpak en aandachtspunten voor jouw gemeente. Daarom ben ik ook erg enthousiast over initiatieven zoals Jouw Gemeente, Mijn gemeente. Ook van andere branches, die vaak verder zijn in hun cloud strategie, kunnen we veel leren. Dit is ook iets wat je moet blijven doen na de stap naar de cloud.

Oh, en dan nog een laatste tip; een mooie eerste stap zou het bezoeken van onze roundtable sessie kunnen zijn op 04 oktober 2016.

Zie ik u daar?