Back-ups zijn van cruciaal belang voor gemeenten om mede te voldoen aan de eisen van de archiefwet. Het maken van back-ups is een belangrijk onderdeel van het beheer van archieven en documenten, aangezien de archiefwet tot doel heeft om de duurzame toegankelijkheid van archieven te waarborgen en ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet verloren gaat.
Door regelmatig back-ups te maken, deze op te slaan op een veilige locatie en periodiek testen of deze werken, zorgen organisaties ervoor dat hun belangrijke documenten en informatie veilig en toegankelijk blijven in het geval van een storing of een ramp. In deze blog bespreek ik waarom back-ups belangrijk zijn voor de naleving van de archiefwet.
Back-ups mogen volgens de archiefwet niet gebruikt worden als archief omdat deze niet bestaat uit de originele data maar uit kopieën. In de tweede plaats dienen back-ups als een middel om gegevens te herstellen in het geval van een storing of een ramp. Back-ups zijn niet bedoeld om permanent te bewaren of te dienen als het officiële archief van een gemeente. Archiefstukken daarentegen worden zorgvuldig beheerd en bewaard in overeenstemming met de Archiefwet. Archiefstukken bevatten belangrijke informatie die permanent bewaard moet blijven voor toekomstige generaties en voor het publiek. Archiefstukken moeten aan specifieke eisen voldoen, zoals het bewaren van de integriteit en authenticiteit van de documenten, zodat ze kunnen worden gebruikt als bewijsstukken en als historisch materiaal.
Hoewel back-ups niet als archiefstukken worden beschouwd, zijn ze wel nuttig bij het herstellen of reconstrueren van archieven. Het is belangrijk om te onthouden dat back-ups niet voldoen aan de vereisten van de Archiefwet en daarom niet als vervanging kunnen dienen voor het officiële archief.
Wanneer is iets een kopie?
Kopieën van archiefbescheiden worden in het algemeen gedurende de voorgeschreven bewaartermijn vernietigd. Kopieën dienen echter bewaard te worden als zij een rol hebben gespeeld in het werkproces, bijvoorbeeld als er op de kopieën aantekeningen zijn gemaakt die niet op het origineel voorkomen en die van belang zijn voor de reconstructie van een zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Een andere reden om kopieën te bewaren is als de originele archiefbescheiden ontbreken.
‘Digitale dienstverlening moet uitmuntend zijn, ónze oplossingen geven het beste voorbeeld.’
Jaap van Dijk, Managing Director Proces & Services
