Het ontvangen en verzenden van facturen is een proces dat al geruime tijd in ontwikkeling is. De archiefkasten vol mappen met facturen zijn nog niet weg te denken, maar in tegenstelling tot tien jaar geleden worden facturen inmiddels nog maar zelden per post verstuurd.
Omdat facturen per e-mail nog steeds veel tijd kost en niet veilig is, is de introductie van e-factureren een welkome ontwikkeling in de verdere digitalisering van het facturatieproces.
E-facturatie biedt de mogelijkheid om facturen via een beveiligd netwerk met alleen geautoriseerde toegang te versturen en vervolgens geautomatiseerd te verwerken in de financiële applicatie. Hierdoor neemt het aantal handmatige handelingen voor de gemeentelijke administratie enorm af. Denk hierbij aan het tijdrovende scannen en herkennen van facturen wat niet meer hoeft, of aan het overtypen van factuurgegevens van een factuur. Misschien nog wel belangrijker is dat de gemeente door het gesloten en geautoriseerde netwerk ook geen last meer heeft van spookfacturen en met virussen geïnfecteerde pdf-facturen.
Om deze mooie ontwikkeling een extra prikkel te geven, gaat de overheid e-facturatie nu verplicht stellen middels wetgeving die ingaat in 2019. Vanaf april 2019 moeten alle aanbestedende overheden, en dus ook gemeenten, conform Europese richtlijnen e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Hierop vooruitlopend ondersteunen inmiddels ook een groot aantal leveranciers van ERP/boekhoudpakketten voor de MKB-sector dit facturatieproces. Als gemeente faciliteer je dit proces straks dus niet alleen omdat het verplicht is, maar vooral ook omdat er in ondernemersland veel gebruik van wordt gemaakt.
Wil je meer weten over e-factureren binnen CiVision Middelen? Dan verwijs ik je naar mijn collega Wilco Moen via Wilco.Moen@pinkroccade.nl.
‘Mijn doel is om samen met de klant en ons team oplossingen te realiseren die de gemeente optimaal ondersteunen bij haar eigen doelen.’
Julius Haagh, Product Manager Financiën & Services
