De praktijk blijkt altijd weerbarstig. Met de recente ontwikkelingen in wet- en regelgevingen binnen het sociale en ruimtelijke domein is het (opnieuw) creëren van silo’s binnen de gemeentelijke organisatie terug. Los van de voordelen die dit biedt om bijvoorbeeld je dienstverlening specifieker én persoonlijker te maken brengt dat ook de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe behoudt je één centraal klantbeeld op het KCC of hoe ontsluit je alle informatie uit de verschillende backoffice applicaties op je digitale archief?
De praktijk
Overbrengen van zaken en bijbehorende documenten naar je gemeentebreed zaaksysteem (en/of Documentmanagementsysteem) kun je op twee manieren doen: via de welbekende koppelingen óf, wat ik in de praktijk ook nog tegenkom, door het handmatig overbrengen van dossiers vanuit de vakapplicatie naar het zaak en/of documentmanagementsysteem. Voor DIV wel prettig, omdat zij het archiefbeheer in één documentmanagementsysteem uitvoeren.
Archivering op orde binnen jouw domein
Archivering binnen een (niet gekoppeld) domein is een bijkomende de uitdaging. Niet iedere vakapplicatie wordt gekoppeld aan een documentmanagementsysteem, waarbij overwegingen zoals het beheer van het koppelvlak of de levensduur van het zaak/documentmanagementsysteem meespelen. De oplossing wordt wel eens gezien in ‘de aanschaf van het nieuwe zaak/documentmanagementsysteem’, waarbij de weerbarstige praktijk om de hoek komt. iArchief kan daar voor jouw organisatie de oplossing voor bieden: een simpele- en pragmatische implementatie van domeinarchivering.
Jouw doel, met het juiste middel!
Met iArchief sla je twee vliegen in één klap: je archivering netjes op orde binnen het domein én de mogelijkheid tot een centraal klantbeeld op het KCC. Ik denk dat het moment nu juist is om als organisatie te gaan nadenken over het doel wat je met digitale archivering voor ogen hebt. Het juiste middel bereiken is dan een haalbare stap, in plaats van met je huidige middelen proberen een, misschien onmogelijk, doel te bereiken.
‘Digitale dienstverlening moet uitmuntend zijn, ónze oplossingen geven het beste voorbeeld.’
Jaap van Dijk, Managing Director Proces & Services
