‘Vaarwel blauwe envelop. Hallo, digitale Berichtenbox!’ is de boodschap van de Belastingdienst. Ook gemeenten gaan belastingen automatiseren. Kwestie van tijd. De voorkant is geregeld, tijd voor de achterkant. Daar is nog geld te verdienen! Hoe? Automatiseer de controles op belastingtransacties en laat de burger zelf zijn belastinggegevens controleren.
Veruit de meeste tijd zijn gemeenten kwijt aan het beoordelen en afhandelen van transacties. Kwijtscheldingsaanvragen en betalingsregelingen zijn daar een mooi voorbeeld van. Stel je voor dat je die processen volledig gaat automatiseren. De tijdsbesparingen die je daarmee behaalt, zouden enorm zijn. Vooraf toetsten bij het Inlichtingenbureau reduceert de aanvraag met een half uur. Totale automatisering kan de afhandeling van aanvragen terugbrengen naar enkele minuten. Wat misschien wel belangrijker is: de kans op fouten in je processen wordt een stuk kleiner.
Dat de kans op fouten kleiner wordt, zit vooral in de kwaliteitsbewaking. Kwaliteitsbewaking is vaak gekoppeld aan menselijke interactie. En daar kan het, ongewenst, nog wel eens fout gaan. En helaas komen fouten pas laat in de keten, vaak aan de hand van een piepsysteem, aan het licht. Op het moment dat je een geautomatiseerde controle laat uitvoeren op verwerkte transacties, worden die oneffenheden er wel uitgevist. Ping, het systeem maakt een melding en de fout wordt meteen rechtgezet of kenbaar gemaakt aan de belastingambtenaar.
Maar het grootste winstpunt ligt op het gebied van informatievergaring. En daarbij speelt de belastingbetalende burger een sleutelrol. Want wat is er op tegen om de burger zelf zijn belastinggegevens te laten controleren? De burger heeft immers alle belang bij een kloppende aanslag. Niemand zit op een te hoge of incorrecte aanslag te wachten. Laat staan op de bezwaarprocedure die daarop volgt. Een burger die deels zelf verantwoordelijk is voor de hoogte van zijn belastingen, is gemotiveerder om zijn gegevens correct in te vullen en zal zijn aanslag daardoor sneller accepteren. En het mes snijdt aan twee kanten; Van al deze acties door de burger zelf, profiteert de gemeente: de kwaliteit van de gegevens wordt beter.
Alle gemeenten houden zich in meer of mindere mate bezig met digitale afhandeling van transacties Maar het kan nog digitaler. Arbeidsintensieve processen zodanig automatiseren dat er alleen in uitzonderlijke gevallen nog klantcontact nodig is, vergt lef. Een goed contact met de burger betekent niet per definitie bereikbaar zijn per telefoon en mail maar is juist transparant zijn in wat je van die burger registreert. Juist dat deel van de dienstverlening automatiseren kan de gemeente of belastingsamenwerking op lange termijn enorme besparingen opleveren. De belastingafdeling is bij uitstek de plek om hiermee te beginnen. Zo worden belastingen niet alleen makkelijker, maar ook nog leuk.
