Door gebruik te maken van onze DMS/RMA oplossingen als iArchief/iDocumenten staan de gemeentelijke digitale informatie op de juiste manier gearchiveerd. Om de opslag van je informatie een stap verder te brengen kun je ervoor kiezen een deel over te zetten naar het eDepot.
De hoeveelheid digitale informatie is exponentieel gegroeid heeft de laatste jaren. Daarnaast zijn er verschillende vormen van informatie. Dit brengt enkele uitdagingen met zich mee voor gemeentes, namelijk:
- Hoe bewaar je alle informatie duurzaam?
- Hoe maak je de informatie toegankelijk voor burgers in een leesbaar formaat?
- Hoe borg je de vindbaarheid van de informatie?
‘Een van de beste kinderen van de klas’ maar we zijn er nog niet
In het kader van de initiatiefwet Open Overheid is het van belang om als overheid actief open te zijn m.b.t. informatie. Dit beperkt zich niet enkel tot WOB verzoeken bedienen, maar gaat over een breed scala informatie binnen overheidsorganisaties. Ondanks dat Nederland in de top 10 staat van Transparency Internation Index, is er altijd ruimte voor verbetering.
Ontzorgen door op tijd te beginnen
Het (vroegtijdig) overbrengen van informatie uit een iArchief/iDocumenten naar een eDepot neemt een aantal uitdagingen uit de weg, doordat dit geregeld is door het eDepot. In een eDepots wordt informatie van overheidsorganisaties langdurig bewaard en ontsloten waarbij vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag geborgd zijn.
Daarnaast is het belangrijk voor de bedrijfsvoering van gemeentes zelf, maar ook voor de publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur historisch perspectief.
Om het eenvoudig te maken om informatie van iArchief/iDocumenten over te zetten naar een eDepot is hiervoor een koppeling ontwikkelt. Met deze koppeling kan informatie geselecteerd worden, gecontroleerd worden en vervolgens getransformeerd worden naar ToPX of MDTO formaat en wordt er een SIP (Submission Inforation Package) gegenereerd welke aangeboden wordt aan het eDepot. De koppeling is succesvol getest in samenwerking met het Nationaal Archief.
Kijken jullie mee, wij doen het voor!
Om jullie over deze koppeling meer informatie te verschaffen en te laten zien wat de mogelijkheden zijn, geven wij op donderdag 11 maart een Webinar. Meld je hier aan.
