5 april was het zover: de aftrap van de Online Leergang 2022-2023. Tien enthousiaste gemeenten namen deel aan de eerste workshop: ‘Het formuleren en monitoren van KPI’s’, gegeven door Joyce Martens.
De workshop was verdeeld in 4 onderdelen:
• KPI’s en datagedreven werken
• Waarom zijn KPI’s belangrijk?
• Hoe bepaal je goede KPI’s?
• Hoe communiceer je KPI’s?
KPI’s en datagedreven werken
Op de vraag wat datagedreven werken was kwam vanuit de deelnemers onder meer het volgende antwoord ‘Werken naar gestelde doelen op basis van actuele informatie. Hierdoor kun je erachter komen of je de goede richting in gaat’. Dus je houdt de data erbij om in de gaten te houden of de stappen die je neemt daadwerkelijk effect hebben om bij je doel te komen.
Wat ook een belangrijk onderdeel is van datagedreven werken is dat het aansluit op de missie en strategie voor de gemeente waar je voor werkt. Want alles wat je doet moet daaraan bijdragen. Ook de KPI’s en de manier waarop je met datagedreven werken omgaat.
De feedbackloop helpt je
Dit betreft een visuele presentatie van hoe datagedreven sturing in elkaar zit, hoe je kan sturen op KPI’s en hoe je dat continu blijft doen.
Het is belangrijk om de KPI’s goed te implementeren in / verdelen over de verschillende niveaus van de organisatie, want een strateeg wil zich niet bezighouden met details. Die wil simpelweg weten hoe het ervoor staat met ‘het grote plaatje’.
Op tactisch niveau probeer je je aan het strategische doel te houden. De tactische persoon loopt continu het proces 'check – act – plan' door en checkt steeds waar we staan op dit moment. Ook wordt er eventueel bijgestuurd om de KPI te behalen en een planning gemaakt om daar ook in de toekomst aan te blijven voldoen.
Op het operationele vlak ben je vooral bezig met het uitvoeren van het werk om daar te komen.
Waarom zijn KPI’s belangrijk?
KPI’s zijn zo belangrijk omdat het de richting en bestemming aangeeft waar je heen wilt gaan. Je kan pas acties ondernemen als de richting en het einddoel duidelijk zijn. Als dat niet bekend is, is de kans groot dat je tijd en moeite gaat investeren in dingen die helemaal niet nodig zijn. Er wordt bij gemeenten vanuit de onderkant van de organisatie veel data verzameld, geanalyseerd en van alles klaargezet, maar het wordt uiteindelijk vaak niet gebruikt om echt datagedreven te werken. Kort samengevat:
• KPI’s leggen focus op je doelen. Die zorgen ervoor dat je precies weet waar je naartoe wil
• KPI’s maken de evaluatie van de voortgang mogelijk omdat je weet waar je naartoe wilt
• KPI’s zorgen ervoor dat het strategische, tactische en operationele doel op elkaar zijn afgestemd, oftewel dat de focus overal hetzelfde is.
• KPI’s maken duidelijk wat de doelen zijn en hoe iedereen hieraan kan bijdragen.
Hoe bepaal je goede KPI’s?
in de workshop behandelen we een aantal goede KPI’s. Deze moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld SMART, niet te complex en inzichtelijk. Onderdelen waaraan je kunt denken bij het opstellen van een KPI zijn: ‘beschrijving’, ‘niveau’ en ‘proces’.
In de workshop zijn we zelf aan de slag gegaan met het formuleren van goede KPI’s.
Zo communiceer je KPI’s
Er zijn een paar voorwaarden om een KPI goed te visualiseren:
• Het is beschikbaar in een dashboard waar iedereen bij kan. Dus iedereen die meewerkt aan de KPI moet te allen tijden kijken hoe het ervoor staat. In een dashboard is belangrijk dat het constant wordt ververst.
• Het moet in een oogopslag begrijpelijk zijn.
• Zonder overbodige details. Want hoe meer je erin zet, hoe onduidelijker het wordt.
Meer informatie over datagedreven werken met KPI's
Heb je nog vragen na het lezen van dit artikel? Stel deze dan aan Erik Snijder via erik.snijder@pinkroccade.nl.
