Voor het maken van documenten binnen iBurgerzaken gebruik je 100% iDocumentcreatie of SmartDocuments, toch? Hoewel 100% van de gemeenten is overgestapt, is het gebruik nog niet volledig. Dat zo’n verandering niet van de ene op de andere dag gaat is logisch. Het is nu alleen wel de hoogste tijd om samen de optimalisatieslag te maken want binnenkort kan een (on-)bewust uitstapje naar een document in Kofax echt niet meer… Niet gevreesd, in het ergste geval is er ruimte voor verbetering en er zijn vele best practices om je te inspireren!
Sinds 2021 gebruiken alle gemeenten die iBurgerzaken in huis hebben in meer of mindere mate iDocumentcreatie voor het op een eenvoudige wijze (complexe) documenten aanmaken. Sterker nog, het eerder gecommuniceerde stappenplan zoals hieronder weergegeven is door 171 gemeenten tot en met stap 3 doorlopen, chapeau!
De waan van de dag maakt de 4e en laatste stap soms een uitdaging; de optimalisatie. Toch is het de hoogste tijd om alle overige documenten om te zetten want Kofax is eindig… Zet daarom nú de puntjes op de i en blijf zwart-op-wit kwaliteit leveren!
Weet jij hoever jouw gemeente is met de 4e en laatste stap, de optimalisatie? In de afgelopen periode hebben we op meerdere momenten en manieren inzicht gegeven in het (on)juiste gebruik van de leverancierstemplates, herbruikbare blokken en kennisgevingen. Mocht jij dit inzicht nog niet hebben dan zou ik je adviseren direct op zoek te gaan. Bespreek het met je accountmanager of neem rechtstreeks contact op met mij.
Een leuk weetje...‘De afgelopen 2 maanden zijn er maar liefst 1.732 documenten omgezet!’
Meer dan 60 gemeenten zijn al klaar met de optimalisatiefase van iDocumentcreatie. Samen met hen zijn meerdere best practices opgetekend en toegevoegd op www.100bestpractices.nl en in iNSPIRATIE 3.0, een speciale uitgave. Zo vind je altijd inspiratie om jouw (gemeentelijke) dienstverlening te optimaliseren.
Elles Toonstra, specialist burgerzaken bij gemeente Almelo‘Een uurtje documenten aanpassen heeft eigenlijk helemaal geen nut. Je hebt dan namelijk echt niet het gevoel dat je voortgang boekt. De berg is enorm en elk document duurt steeds toch weer langer dan je denkt... Ook omdat je soms toch ‘technisch inzicht’ nodig hebt of tussendoor weer even wordt afgeleid.’
Wat je daar nog meer leest? Dat de invoering van iDocumentcreatie een logisch startmoment vormt voor een opschoonactie; dankzij de vele leverancierstemplates hoef je niet alle eigen documenten blind over te zetten. Dat veel gemeenten daarbij externe hulp hebben ingeroepen of ingepland want het zijn stiekem toch de nodige documenten in de loop der tijden. En dat je deze experts echt alles kunt vragen om jouw documenten in iDocumentcreatie verder te optimaliseren…
Mogelijk heb je al in de praktijk ondervonden wat de urgentie is om snel over te stappen? Op 15 juni jl. beëindigde Microsoft de ondersteuning van de desktop-app van Internet Explorer (IE) 11 zoals vroegtijdig aangekondigd. Toch kan het daardoor lijken dat bepaalde documenten in Kofax ‘ineens’ niet meer 100% functioneren terwijl je ze niet meer kunt aanpassen.
Natuurlijk communiceren wij – na de zomer – ook proactief met elke gemeente want we willen namelijk zeker weten dat iedereen tijdig 100% iDocumentcreatie (of SmartDocuments) gebruikt. Het kan namelijk niet zo zijn dat je komend jaar ‘ineens’ een document niet meer automatisch kan aanmaken toch?! En als het nodig is ondersteunen we je uiteraard bij deze optimalisatie. Wel slim om dan je hulpvraag tijdig kenbaar te maken trouwens. In de praktijk zien we namelijk dat meerdere gemeenten er door de waan van de dag niet altijd aan toekomen om de gewenste optimalisatieslag zelf (snel genoeg) te maken.
‘Klanten wil ik steeds opnieuw op een creatieve wijze verrassen.’
Sanne van der Zanden, Programmamanager
