Dankzij een therapeut lopen mijn schoonouders weer 50 minuten aaneengesloten per dag. En dat begon klein: met lopen naar een bankje op slechts 5 minuutjes van het huis. Onder begeleiding wel te verstaan, want al uitrustend kreeg mijn schoonvader daar wat tips over zijn houding en ademhaling. Een paar weken later vertelden ze trots hoe het daarna is gegaan: “We hebben –tot aan de extreme hitte– elke dag gelopen en liepen tot wel 50 minuten aan één stuk!”.
Zou het bij meer mensen en processen ook zo kunnen werken? Ik denk van wel, en velen met mij. En die ervaring hoorde ik ook terug uit de sessie met de #LSG18 kwartiermakers. Door de oefening met de LEGO-blokjes realiseren ze zich dat één kleine wijziging direct veel resultaat heeft. Dat één seconde besparen in het proces, fikse gevolgen heeft voor het grotere geheel.
Dat vraagt wel om het stellen van eenvoudige vragen en het openstaan voor antwoorden als: Iets opzoeken of navragen. Ergens over nadenken, waarom doen we dit bijvoorbeeld? Een klein experimentje doen; een eerste kleine stap zetten. Zo heeft Jan Baars van gemeente Roosendaal na deze sessie het modeldocument voor het Verlof tot begraven of cremeren aangepast: zijn collega’s hoeven nu niet langer handmatig 4 enters toe te voegen voordat ze het document op logopapier kunnen uitdraaien.
Ja, dat is slechts een simpele actie en daarmee lost hij enkel het eerste kleine probleem op. Hij voorkomt daarmee direct een aantal onnodige handelingen; openen document, 4 enters toevoegen, opslaan en afdrukken vraagt nu enkel om afdrukken. Deze kleine stap leidt (mogelijk) tot hele grote veranderingen. Een eerste kleine stap kan namelijk zorgen dat mensen gaan bewegen; letterlijk en figuurlijk in het voorbeeld van mijn schoonouders.
Bij kleine, comfortabele stappen is de kans op succes groot en het risico op mislukking heel klein. En elk stapje dat succesvol verloopt geeft een beetje meer vertrouwen. Waardoor het volgende stapje weer iets groter kan zijn. Zo denkt Jan nu na over het niet langer uitprinten van het uitgiftebewijs van reisdocumenten. Want waarom zou je dat afdrukken en laten ondertekenen? Enkel voor het geval dat men zich hiervoor later meldt bij de gemeente? Terwijl je weet dat dit eigenlijk maar 2x per jaar voorkomt? Dat lijkt ook weer een kleine stap, maar weet dat ze deze actie al jaren zo uitvoeren…
In de ‘Kunst van het Kaizen’ interesseert de psycholoog Robert Maurer mensen die veranderingen willen bewerkstelligen in hun leven of hun bedrijf op een prettige en boeiende manier voor de weg van de heel kleine stappen in het veranderingsproces. En dat kunnen en moeten echt bizar kleine stapjes zijn.
Zo is Jan begonnen met een hele kleine aanpassing in zijn modeldocument. En was het voor mijn schoonouders de kunst om na de voorgenomen aantal minuten wandelen ook echt te stoppen. Ook als ze dachten dat het op die dag eigenlijk al wel wat langer kan… Een advies van Maurer is om daarvoor bijvoorbeeld een kookwekker, een alarm te zetten. Want hij heeft ondervonden en draagt uit: “je moet geduldig zijn, en er op vertrouwen dat het uiteindelijk goedkomt”.
*Kaizen is een Japans woord dat betekent dat je voor veranderingen kleine stappen dient te zetten.
‘Klanten wil ik steeds opnieuw op een creatieve wijze verrassen.’
Sanne van der Zanden, Programmamanager
