Het subsidieproces verder digitaliseren, dat was de vraag van gemeente Bergen op Zoom. Daar helpen wij natuurlijk graag aan mee! Het subsidieproces bestaat uit twee delen, het aanvraagproces en de verantwoording. Het startpunt voor beide processen is een e-formulier. Het eindresultaat een bevestiging van de aanvraag naar de burger. Om tot het eindresultaat te komen zijn er veel stappen nodig. Het door de burger ingevulde e-formulier landt in iZaaksuite, waarna de behandeld ambtenaar er mee aan de slag gaat. En het zaakdossier is meteen volledig en digitaal!
Samen het eindresultaat in beeld brengen!
We starten door met betrokkenen van het proces samen te zitten. In een online kick-off stippelen wij samen uit wat het eindresultaat is. De beleidsmedewerkers geven hun eisen en wensen voor het proces. Hierin adviseren welke mogelijkheden er zijn met iFormulieren en iZaakafhandeling. Nadat alle partijen het eens zijn met het proces gaan we aan de slag.
De details uitwerken in iFormulieren en iZaakafhandeling
We bespreken welke informatie benodigd is voor het formulier. Gegevens worden uit het formulier direct overgenomen in de zaak. Wel zo makkelijk om informatie niet dubbel te registeren. Daarnaast is er gewerkt met intelligentie in iFormulieren. Zo is het mogelijk om afhankelijk van welke keuze een burger maakt, verschillende informatie te tonen. Hierdoor is het niet nodig om meteen alle informatie te tonen in het formulier. Zo wordt alleen de informatie die van toepassing is zichtbaar voor de burger.
Vervolgens gaan wij aan de slag met iZaakafhandeling. In iZaakhandeling worden de kenmerken opgenomen vanuit het formulier. Ook werken wij de processtappen uit. In de processtappen worden de kenmerken in kenmerkblokken verwerkt. Hierdoor krijgen de behandelaren een eenduidig overzicht. De templates zijn ook verwerkt in de verschillende processtappen. Een template helpt de behandelaar met het opvragen van aanvullende gegevens van de aanvrager. Hierdoor kan de beleidsmedewerkers meteen de juiste informatie opvragen bij de aanvrager vanuit iZaakafhandeling!
Testen, testen, testen!
Dat is iets wat wij genoeg hebben gehoord het afgelopen jaar. Je kunt maar niet genoeg testen om succes te garanderen. Met alle betrokkenen testen we het ingerichte formulier en zaaktype in de testomgeving van de gemeente. Als de inrichting voldoet aan de gemaakte afspraken over het eindresultaat gaan we verder.
Het eindresultaat, daar draait het om!
Wéér een stap dichterbij optimale self-service. Een burger kan nu digitaal zijn subsidie aanvragen én verantwoorden. De behandelaars van gemeente Bergen op Zoom ontvangen alle nodige informatie om het proces af te handelen. Na het afhandelen wordt automatisch de aanvrager geïnformeerd over de besluitvorming. En omdat alles volledig digitaal gaat, is meteen het digitale archief op orde!
Iedere gemeente ontwikkelt zich door. Nieuwe processen implementeren óf aanpassingen doorvoeren doe je elke dag. Ik help je graag!
‘Voldoen aan de Archiefwet en aan de slag gaan met Zaakgericht Archiveren? Neem contact met mij op om samen hieraan te werken!’
Jeffrey de Wit, Consultant Zaakgericht Werken & Leadconsultant iArchief
