Neem verspillingen binnen het burgerzakenproces weg

Sta stil bij de handelingen op je werkplek

Laten we allereerst eens stilstaan bij je eigen handelingen op je werkplek: Hoe vaak open jij een digitale aanvraag, leg je hem weg of behandel je hem direct? Heb jij je dossiers direct compleet opgeslagen? Hoe ziet jou bureau eruit opgeruimd of vol? Waar irriteer jij je aan als je een administratieve handeling uitvoert? Het systeem? De manier van behandeling van aanvragen? Of wacht je nog steeds op een antwoord van een collega voordat je verder kan met je werk?

Als je een aantal van deze vragen naar jouw inzien negatief moet beantwoorden dan hebben we misschien te maken met een verspilling, het kost jou extra tijd om iets te doen.

8 vormen van verspilling

Lean kent de volgende 8 verspillingstypen. Een mooi ezelsbruggetje is TIM WOODS:

1. Transport
   Voorkom het overbodig verplaatsen van producten en informatie.
   Voorbeeld: het archiveren van burgerzakendossiers op verschillende locaties.
2. Inventory: voorraad
   Teveel aan opslag of verkeerde opslag leidt tot dure opslag en tijdrovend zoeken.
   Voorbeelden: vervuilde of verouderde gegevensbestanden en incomplete zaakdossiers. Maar ook burgerzakendossiers die liggen te wachten op verdere verwerking.
3. Motion: beweging
   Alles in de buurt? Alles op zijn plek? Voorkom onnodig bewegen en zoeken.
   Voorbeeld: wandelen naar de archiefruimte of de printer aan het einde van de gang.
4. Waiting: wachten
   Probeer wachten te vermijden of doe iets nuttigs in de tussentijd.
   Voorbeelden: wachten op antwoord, aanvullende informatie of akkoord. Maar ook wachten op langzame computers.
5. Overproduction: overproductie
   Maak niet meer dan de klant vraagt of dan wat nodig is voor het proces.
   Voorbeeld: overbodige handtekeningen of gegevens in meerdere systemen invoeren.
6. Overprocessing: overbodige processtappen
   Stem de verwachtingen af met de klant en voldoe aan deze. Doe niet meer, niet minder.
   Voorbeelden: het overtypen van papieren formulieren, dubbele invoer zonder hergebruik van gegevens, burgers persoonlijk aan de balie laten komen terwijl het burgerzakenproces digitaal kan worden afgehandeld en geen gebruik maken van de ‘Groene verhuizing’.
7. Defects: defecten en fouten
   Fouten irriteren de klant en kosten tijd, moeite en geld om te herstellen.
   Voorbeeld: het verkeerd invoeren of overnemen van gegevens.
8. Skills: talent, kwaliteit van mensen
   Zit iedereen op de juiste plek?
   Voorbeeld: een persoon kan beneden of boven zijn kunnen werken, een medewerker Burgerzaken is nog geen specialist Burgerzaken en andersom.

Welke verspillingen zie jij?

Ik daag je uit: bekijk je eigen werkzaamheden eens bewust voor minimaal één dag. Welke handelingen vallen onder één van de hierboven genoemde verspillingen?

Al deze verspillingen kosten namelijk onnodig veel tijd: Er dient een corrigerende actie te gebeuren om een defect op te lossen of je kunt niet – snel genoeg – verder werken. Ook kan het zo zijn dat je gedemotiveerd raakt omdat je teveel werk hebt of werk boven of onder je niveau aan het doen bent. En je zult begrijpen dat deze verspillingen de gemeente uiteindelijk veel geld kosten…

Op naar toegevoegde waarde!

Het mooie is, veel van de verspillingstypen overlappen elkaar. Wanneer de een wordt aangepakt kan dat dus invloed hebben op een andere! Maar weet ook, dat het wegnemen van alle verspillingen meestal niet mogelijk is. Waar het uiteindelijk om draait is dat het proces zo soepel mogelijk verloopt en dat de klant tevreden is met het eindresultaat. En daarmee is de cirkel rond, want lean heeft als belangrijk uitgangspunt dat de handelingen die worden uitgevoerd allemaal toegevoegde waarde hebben…