Initiatieven beginnen altijd met goede ideeën. Veel personen die eraan mee helpen zijn eerst enthousiast en de resultaten worden snel gedeeld. Maar hoe zorg je ervoor dat initiatieven niet dood bloeden? Hoe zorg je ervoor dat je met hetzelfde enthousiasme door kan gaan?
Als voorbeeld neem ik hiervoor onze e-learning items. Het idee voor e-learning items bestond al langer. Waar we in 2017 naar het huidige opleidingsaanbod van Informatievoorziening hebben gekeken en deze hebben uitgebreid met workshops, hadden we nog niet het idee dat we al klaar waren. Veel beheerders hebben het namelijk druk en kunnen hierdoor niet altijd een workshop van een dagdeel volgen. Daarnaast zijn er een heleboel onderwerpen die voor iedere gemeente erg belangrijk zijn.
Deel je idee en zoek andere enthousiastelingen
We begonnen dus met een startpunt: een idee dat we nog ‘iets’ moesten toevoegen. Na wat ideeën uitgewisseld te hebben, konden we een doel stellen: e-learning items zijn korte digitale opleiding van maximaal 1 uur over een onderwerp die de beheerder direct in de praktijk kan gebruiken.
Maak je idee concreet
Hierna hebben we de onderwerpen bepaald, enthousiaste collega’s ‘gestrikt’ en de dagen vast gezet. Daarna begon de echte uitdaging (voor onze gestrikte collega’s): de inhoud bepalen zodat het uitlegbaar, volgbaar en interessant is.
Het moment van aftrap kwam ondertussen steeds dichterbij. De eerste aankondiging was gegeven en een aantal beheerders stuurden al een mail dat ze graag op de hoogte werden gehouden. Enthousiaste gemeenten over ons nieuwe initiatief: check!
Het moment van aftrap
En dan het moment van aftrap. Mijn collega’s Bart en Esther mochten als eersten met de e-learning: De AVG en persoonsautorisatie. Ze hadden zich ontzettend goed voorbereid en dat was te merken! De eerste reacties van de deelnemers waren lovend: ‘erg duidelijk verteld’, ‘goed te volgen’ en ‘een helder verhaal waar we wat aan hebben’. Om onze andere collega’s net zo enthousiast te maken over e-learning items als wij, hebben we deze resultaten dan ook met ze gedeeld.
Deel de feedback en gebruik deze direct in de praktijk
Kort daarop vond de tweede e-learning alweer plaats, de ‘Makelaarsuite opfriscursus’. Ook deze was goed voorbereid door Mark en Dionne. De deelnemers hebben ook over deze e-learning feedback, een heleboel positieve opmerkingen en paar verbeterpunten gegeven. De verbeterpunten hebben we dan ook meteen besproken, aangezien we hierin direct meerwaarde in zagen. Ook deze feedback hebben we met de andere collega’s via de mail gedeeld. Daarnaast hebben we deze uitvoerig bij de koffiehoek besproken en zijn we bezig met een complimentenbord om het zichtbaar te maken.
Het initiatief levend houden
En nu komen we bij het meest spannende deel. Hoe houden we dit initiatief levend? Tot nu toe hebben we nog geen tegenslag gehad, iets wat het doorzetten makkelijker maakt. Iedereen die mee hielp was enthousiast, maar niet iedereen kan hiervoor dezelfde inzet blijven geven in verband met andere werkzaamheden. We zullen dus in gesprek moeten met z’n allen. Wie heeft nog steeds tijd om hieraan mee te helpen? Welke onderwerpen hebben we voor andere e-learnings items, onder andere dankzij de feedback van de deelnemers? En hoe vieren we het succes wat we nu hebben behaald?
Een levend initiatief is een continue proces van bovenstaande stappen herhalen, en waar nodig verbeteren. Zorg ervoor dat de uitvoerende groep er energie in wil blijven stoppen en wees hierover ook eerlijk tegen elkaar. Je hebt er niets aan als het totale resultaat van slechts 1 of 2 personen afhankelijk is. Ga dan liever opzoek naar anderen die je willen en kunnen helpen. En zorg ervoor dat de resultaten zichtbaar zijn en gedeeld worden. Breng het ter sprake tijdens een vergadering, of maak een mooie poster met citaten, complimenten of cijfers en hang deze op waar veel collega’s bij elkaar komen. En houd deze poster en informatie up-to-date. Niets is zo erg als een poster met de resultaten van vorig jaar. Collega’s die enthousiast over je idee zijn, zijn namelijk ook eerder geneigd om je te helpen met de uitvoering hiervan.
