Je hebt recent samen met ons iArchief geïmplementeerd voor iBurgerzaken of het Sociaal Domein. Tijdens deze implementatie hebben jullie samen met ons de werkprocessen bepaald en bewaartermijnen ingericht. Alle zaken worden nu automatisch archiefwaardig opgeslagen in iArchief.
Zo, dat is voor elkaar! Toch?
Jazeker. De eerste stap is gezet. Je bent nu archiefwaardig met jouw taakspecifieke applicatie(s), maar de reis stopt niet na de implementatie. Voor de volgende stop hebben wij de Samen Archiveren dagen in het leven geroepen. Dit zijn dagen die jij samen met één van onze iArchief experts inzet om te gaan optimaliseren. Optimaliseren in de breedste zin van het woord.
Zo gaan we met de betrokkenen na of iArchief op de juiste manier wordt gebruikt zoals we voor ogen hadden tijdens de implementatie. Is dit nog wel de meest passende werkwijze voor jullie?
Wellicht is er een personeelswisseling geweest en wordt de dag geheel ingezet om de nieuwe beheerder op te leiden.
Of wil je bijvoorbeeld dat wij draagvlak creëren bij de medewerkers van iBurgerzaken en hen een dag meenemen in de wereld van archiveren?
Dit zijn slechts enkele mogelijkheden waarmee wij jou graag willen helpen om iArchief optimaal te blijven gebruiken binnen de gemeente.
Wist je trouwens al dat naast iBurgerzaken ook onze producten Civision Samenlevingszaken & iSamenleving aangesloten kunnen worden op iArchief?
Sabrina Rovers (Consultant iArchief): “De implementatie fase zie ik als de startfase van een succesvolle samenwerking met de klant. Dit is een belangrijke fase waarin we kennis maken met elkaar en samen een gedegen oplossing neerzetten die past bij de gemeente. Dit wil niet zeggen dat we elkaar hierna los moeten laten. Het is juist belangrijk om direct na de implementatie aan de slag te gaan met Samen Archiveren. Zo blijf je de applicatie optimaal benutten. Ik merk dat gemeenten die Samen Archiveren afnemen sneller geneigd zijn een hulpvraag te stellen aan ons dan gemeenten die niet mee gaan in het traject. De medewerkers zien ons frequenter en daardoor lijkt de drempel om vraagstukken aan ons voor te leggen een stuk lager te liggen. Een gekozen moment om samen de tijd te nemen de focus op iArchief te leggen.
De Samen Archiveren dagen zijn stiekem wel mijn favoriete werkdagen. Geen dag is hetzelfde, want elke dag is maatwerk. Nadat we samen een dag volledig op iArchief hebben gefocust loop ik tevreden het gemeentehuis uit, trots op wat we die dag samen hebben bereikt!”
Vertel ons
Ik ben heel erg benieuwd waar wij gemeenten echt mee kunnen helpen tijdens hun reis met iArchief. Het is zonde als iArchief niet optimaal wordt benut.
Wij kunnen voor jouw gemeente vrijblijvend een data-analyse maken in iArchief waaruit vervolgens een archiefscore rolt. Zo weet jij of je archief op orde is of dat we samen actie moeten gaan ondernemen.
Laat jij ons weten waar jij Samen Archiveren voor in zou willen zetten?
‘De reis stopt niet na de implementatie. Hoe kan ik de gemeenten echt helpen tijdens hun reis zodat iArchief optimaal benut wordt?’
Sabrina Rovers, Consultant Proces & Services
