Op 1 januari 2019 vinden er 12 gemeentelijke herindelingen plaats, waarbij we vanuit PinkRoccade bij meer dan de helft een rol spelen. Femke Rhouat schreef daar in haar blog “Vele herindelingen vragen om topsport” in het 1e kwartaal van 2018 al over.
“Voor een topsporter is focus cruciaal.”, schreef Femke in maart dit jaar. De juiste focus op de juiste doelstellingen geeft meer rust en levert meer kwaliteit. Dat doel bij deze herindelingen was/leek simpel voor alle betrokkenen: zorg dat er op 1 januari een nieuwe organisatie staat en dat de dienstverlening doorgaat, de software draait. En toch willen we tegelijkertijd ook nog eens bouwen aan een beter bedrijf. En dit moment gebruiken om de digitale dienstverlening goed in te richten.
En, hoe krijg je dat in hemelsnaam allemaal goed gecombineerd? De operationele waan van de dag vraagt namelijk al veel van alle betrokkenen. Zo ook binnen de afdeling Publiekszaken. Zeker omdat er rondom de herindeling ook allerlei andere dingen geregeld moeten worden. Het meest concrete voorbeeld voor Publiekszaken is misschien wel de (extra) gemeenteraadsverkiezing. Dat is inmiddels achter de rug en succesvol! Voor de Westerkwartiergemeenten zelfs al met iVerkiezing.
Bij een herindeling wordt eigenlijk de gehele organisatie anders; Van de bedrijfsstrategie en het dienstverleningsprogramma, tot de structuur met daarin taken en verantwoordelijkheden en de cultuur. En misschien nog wel belangrijker de werkwijzen veranderen en de klanten gaan dat hoe dan ook merken. Het is echt ‘verbouwen met de winkel open’! Gemeenten behouden dezelfde processen/diensten, dezelfde klanten en ze blijven – veelal – werken met dezelfde mensen.
En ja eens, je bent toch bezig met een verbetering van de spullenboel, de software. In de ideale wereld loopt deze transformatie parallel aan de interne projecten en het dagelijkse werk. En het liefst doe je dat in lijn met de klantverwachtingen rondom digitale dienstverlening. Die procesverbeteringen verlangen dan echter al snel dat mensen anders gaan (samen)werken. Daarmee gaat het ook om gevoel, en dat maakt het allemaal extra spannend. En dan raak je verandering en veranderingsmanagement in plaats van sec een vernieuwing van systemen met een planmatige aanpak.
De winkel blijft open, maar er wordt wel verbouwd. Dat stelt hoge eisen aan alle spelers. Het bestuur moet willen besturen. En de mensen op de werkvloer moeten ook enthousiast worden over waar ze naartoe gaan. Werkelijk iedereen moet zijn schouders eronder zetten, ook wij als softwareleverancier. Het moeilijke hierin is dat mensen hun eigen bagage hebben en van daaruit redeneren.
En dat doen wij ook, we hebben voldoende ervaring om te zorgen dat de techniek op 1 januari in ieder geval overal staat! Dat is bovendien ook nog eens onze verantwoordelijkheid. En ondanks alle hectiek, zorgen wij ook voor het vertrouwen in iBurgerzaken bij de medewerkers van de nieuwe gemeente. En als we nu ook al stapjes kunnen zetten in het bouwen van een nieuw bedrijf en de (digitale) dienstverlening, is dat vooral mooi meegenomen. En zo niet, dan gaan we daar in 2019 samen alsnog hard aan werken!
Dat brengt me terug bij de doelstelling “bouwen aan een beter bedrijf”. We realiseren ons allemaal dat burgers op digitaal vlak hoge verwachtingen hebben, ook van de gemeentelijke dienstverlening. En dat deze verwachtingen gemeenten dwingen om digitaal mee te ontwikkelen is logisch. En om de herindeling als hét moment te zien om de digitale dienstverlening in te richten of te verbeteren lijkt logisch. Of dat ook verstandig is, is een tweede…
Kunnen voldoen aan dit digitaliseringsvraagstuk gaat voor gemeenten namelijk verder dan ‘alleen maar’ de ICT op orde brengen. Digitalisering heeft namelijk gevolgen voor álle interne processen bij gemeenten. En zeg nou zelf, in een ideale wereld hebben overheidsorganisaties eerst intern alles op orde voordat ze extern de burgers digitaal gaan bedienen. Dus om dit digitaliseringsvraagstuk er ‘even’ bij te doen tijdens een herindeling? 1 januari 2019 is pas het begin van de nieuwe gemeente, laten we nu het goede fundament leggen en daarop verder bouwen.
Deze blog is gepubliceerd als voorwoord in de digitale nieuwsbrief van PinkRoccade Publiekszaken. De rest van de nieuwsbrief lees je hier.
