Dat accurate gegevens binnen de gemeente cruciaal zijn kunnen we niet genoeg benadrukken. Maar helaas blijkt dat er in de praktijk nog genoeg mis gaat. Zo is ook gemeente Lelystad afgelopen week in een negatief daglicht gezet terwijl ze alleen maar goede bedoelingen hadden met hun ‘Netnix’ flyer. Want behalve de creatieve manier waarmee ze met hun doelgroep communiceren, communiceren ze dezelfde boodschap ook naar burgers die geen onderdeel meer zijn van die doelgroep.
Dankzij de media nu een maatschappelijk onderwerp
De inhoud van de folder ‘Netnix’ aan laagopgeleide en werkloze jongeren in Lelystad is reeds uitgebreid in de media besproken. Zo is ook bekend dat deze verkeerd wordt geïnterpreteerd door veel jongeren en ouders uit Lelystad. Daarbij heeft ook de rest van Nederland ondertussen een mening gevormd en geuit. Een deel kan de actie wel waarderen en verdedigt de goed bedoelde poging van de gemeente om de doelgroep te bereiken. Helaas blijkt die doelgroep niet helemaal juist te zijn. Zo heeft bijvoorbeeld Kim uit Lelystad, die al 3 jaar niet meer tot de doelgroep behoort, toch de folder ontvangen.
Oeps, geen accurate gegevens
Kim heeft al 3 jaar een baan, een huis en een auto. Ze heeft geld genoeg om rond te komen en toch ontving ze de folder van de gemeente. Op haar oude adres nota bene! Een pijnlijke blunder voor de gemeente. Blijkbaar zijn de gegevens(stromen) bij de gemeente niet op orde. Dat Kim al 3 jaar een baan heeft, hoort toch in de systemen te staan. En dat Kim al 3 jaar niet meer op haar oude adres woont, hoort zeker bekend te zijn bij de gemeente.
Niet de eerste keer
Helaas komt het vaker voor dat gemeenten in een negatief daglicht komen te staan ondanks al hun goede bedoelingen. Zo is het voorgekomen dat een gemeente een brief naar haar oudste burger toestuurde om hem te feliciteren met zijn verjaardag. Wat bleek? De ‘oudste burger van de gemeente’ was al 5 jaar daarvoor overleden. Of de gemeente die een echtpaar een felicitatie stuurde voor hun gouden huwelijk? Helaas was meneer al 3 jaar weduwnaar. Pijnlijke fouten die met alleen ‘sorry’ niet goed gemaakt kunnen worden.
De absolute noodzaak van accurate gegevens
Dat gegevens binnen het applicatielandschap bij gemeenten altijd up-to-date moeten zijn blijkt wel uit bovenstaande voorbeelden. Het lijkt lastig om de gegevens(stromen) altijd accuraat te hebben, maar met de juiste applicaties en processen is dit vrij eenvoudig. Een essentieel onderdeel hiervan is het periodiek uitvoeren van controles om de kwaliteit en actualiteit van de gemeentelijke gegevens te kunnen borgen. Onze ervaring is dat niet iedere gemeente dit op orde heeft, veelal door een gebrek aan capaciteit of kennis van deze complexe materie.
Kwaliteitscontroles
Wil je als gemeente de zekerheid hebben dat de gegevens op orde zijn en voorkomen dat de verkeerde burgers aangeschreven worden? Zorg er dan voor dat de kwaliteit van de gegevens in orde is en dat hier structureel aandacht voor bestaat. Mocht dat niet lukken binnen de gemeente dan kunnen wij daar bij ondersteunen. Wij geven je niet alleen het resultaat over de actuele status van jullie gegevens- en ketenstromen, maar ook advies hoe je deze kunt aanpakken en verbeteren. Indien gewenst kunnen wij dit natuurlijk ook direct voor jullie uitvoeren.
Suzanne Henkens
Commercieel medewerker Informatievoorziening
