Bij elke #LSG18-workshop was het voor mij steeds weer genieten. Prachtig om te zien hoe bijna elke gemeente zich realiseerde dat er optimalisatiemogelijkheden zijn. Dat er wel degelijk verspillingen zitten in de inrichting van het eigen verhuisproces. Het was daarbij ook echt mooi om die verandering in houding en gedrag te zien gedurende de dag; in eerste instantie leek het veelal té spannend om daadwerkelijk dingen te veranderen voor de verschillende deelnemers. En toch werden op het einde van de workshop de eerste stapjes benoemd die men wilde gaan uitvoeren. En er zijn zelfs gemeenten die nu al de eerste stapjes hebben gezet!
Gedurende de dag stuurden we bewust aan op kleine, overzichtelijke stappen. Optimalisatiemogelijkheden die varieerden van instellingen in de applicatie tot het opnieuw bekijken en vastleggen van procesafspraken. Om 3 concrete voorbeelden te benoemen:
- Het elimineren van stappen in het verhuisproces die niet verplicht zijn vanuit wet- en regelgeving. Zoals de handtekening bij de aangifte aan de balie. Dat voorkomt een hoop print- en scanwerkzaamheden;
- Het elimineren van stappen die onvoldoende waarde toevoegen binnen het verhuisproces. Denk aan het uitvragen van huurovereenkomsten, koopcontracten en/of verklaring hoofdbewoner. Héél spannend, totdat je realiseert dat je met een goede inrichting van iVerblijf & Adres je veel controle behoudt. Dit zit in de risicoprofielen en de bevestigingsbrief aan het einde van het verhuisproces;
- Het aanzetten van de automatische verwerking voor de burgerview en de ambtenarenview. Dankzij deze ”Groene verhuizing” in combinatie met risicoprofielen verwerk je een aantal verhuizingen zonder tussenkomst van de ambtenaar. Daardoor komt er meer tijd vrij voor adresonderzoek en het verbeteren van de kwaliteit van (adres)gegevens.
Vind je waarom en kijk af bij anderen
Eén ding weet ik zeker: Juist nu we met meer gemeenten aan de slag zijn met hetzelfde onderwerp leren we veel van elkaar! De komende periode gaan we dan ook veel inspirerende praktijkervaringen horen en delen. Want ook bij het optimaliseren van het verhuisproces is het van belang om mensen goed mee te nemen in het waarom. En juist dat zullen we dan ook benoemen in de praktijkverhalen die we de komende maanden publiceren. Daardoor ontstaat bij diverse gemeenten hopelijk weer een goed gesprek over de nieuwe mogelijkheden van de huidige werkwijze. Want afkijken mag, zoals Tjerk al eerder schreef in aanloop naar #GPSC17.
Om gemeenten te helpen om de optimalisatie voor het verhuisproces te realiseren, hebben we trouwens ook een Dienstverleningsaanbod opgezet. Want we weten allemaal dat de waan van de dag vaak regeert. En we zouden het doodzonde vinden als het niet lukt om de stappen die door de deelnemers zelf zijn benoemd tijdens #LSG18 daadwerkelijk door te voeren binnen de eigen organisatie… Laat het mij of je accountmanager weten als je wat hulp kunt gebruiken. We helpen je namelijk graag om de Uitblinker te zijn eind 2019!
Wat is jouw verhaal, jouw resultaat?
Uiteraard ben ik héél nieuwsgierig naar jouw praktijkverhaal. Wat heb jij meegenomen uit #LSG18? Welke stapjes heb jij binnen de gemeente al gezet dankzij de deelname aan de workshop? Welke tussendoelen heb jij al bereikt? Bel of mail me om jouw ervaringen te delen! En dat verhaal deel je dan niet alleen met mij, maar meteen ook met alle Nederlandse gemeenten. Want laten we voor elkaar blijven inspireren!
