Wellicht herkennen jullie het; zaken uitstellen tot het laatste moment door allerlei andere urgentie acties die je op je lijstje heb staan. Ik betrap mezelf er steeds weer op. Ik denk hierbij aan de waarschuwende mail van de leasemaatschappij in september om me er tijdig op te wijzen dat ik mijn zomerbanden moet verwisselen voor winterbanden. Als ik die mail lees en naar de stralende zon buiten kijk, zie ik die urgentie nog niet. De mail blijft vervolgens als gelezen item achter in mijn mailarchief en ik ga weer verder met alle andere werkzaamheden.
Bij iedere gemeente waar ik de afgelopen maanden ben geweest, zie ik financiële afdelingen overuren maken. Als ik vraag hoe het met ze gaat luidt het antwoord steeds: ‘’Druk, druk en nog eens druk’’. Die drukte is mede een gevolg van recente wijzigen in de BBV voorschriften, om zo de vergelijkbaarheid van financiële gegevens tussen gemeenten te vergroten. Deze veranderingen zorgen ervoor dat de financiële administratie BBV-proof gemaakt dient te worden voor het nieuwe jaar. Ben jij ook druk bezig met wijzigingen in je rekeningschema, hiërarchieën, overzichten en vertaaltabellen? En weet jij al hoe je de overheadkosten vanaf 2017 in de boekhouding gaat verantwoorden?
Door al het werk dat dit met zich meebrengt worden werkzaamheden omtrent de reguliere jaarovergang wellicht wat naar achteren geschoven. Als ik weer de vergelijking maak met de winterbanden, betekent dit dat ik de afspraak voor de bandenwissel nog moet inplannen op het moment dat de eerste sneeuwbuien dreigen te vallen. Ik moet daarbij dan hopen dat de weerberichten kloppen en dat het nog een paar dagen droog blijft. Ook voor de jaarovergang geldt dat gerelateerde activiteiten vaak worden uitgesteld tot het moment dat het echt moet, en dan kan het een tijdrovende klus worden.
Om er voor te zorgen dat je op dat moment niet ineens geconfronteerd wordt met verrassingen in je administratie, raad ik aan om waar mogelijk zaken voor de jaarafsluiting nu al te inventariseren:
- Is het saldo op de verschillende tussenrekeningen en uitzoekrekeningen nul?
- Is er afstemming tussen de open postenlijsten en het grootboek?
- Gaan er wijzigingen plaatsvinden in vertaaltabellen binnen de financiële administratie?
Wanneer je deze zaken tijdig bijwerkt en vervolgens ook bijhoudt, voorkom je dat je nog allerlei correcties moet uitvoeren voordat je het boekjaar kunt afsluiten.
‘Mijn doel is om samen met de klant en ons team oplossingen te realiseren die de gemeente optimaal ondersteunen bij haar eigen doelen.’
Julius Haagh, Product Manager Financiën & Services
