Gemeenten die nog zaakgericht willen gaan werken staan voor een keuze…kies je voor een dik of een dun zaaksysteem? Op internet zijn tal van rapporten te vinden waarin experts of een dik of juist een dun zaaksysteem aanbevelen. Wij hebben bewust gekozen voor een dun zaaksysteem en gemeente Opsterland nam dit pas in gebruik.
Met een dik zaaksysteem worden processen, of zaken, die je nu in een bestaande backofficeapplicatie afhandelt overgeheveld naar een dik generiek zaaksysteem. Het idee hierachter is dat er zoveel mogelijk zaken in dit zaaksysteem worden afgehandeld, zodat bestaande backofficeapplicaties niet meer nodig zijn.
Met een dun zaaksysteem maak je keuzes welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Materie-experts blijven dan werken in de backofficeapplicatie die speciaal voor deze materie is ontwikkeld. Daardoor maak je bijvoorbeeld optimaal gebruik van de risicoprofielen in iVerblijf & Adres, één van de iBurgerzaken apps. Met een dun zaaksystem verbindt je deze systemen, zodat alle zaakinformatie binnen de gemeente en voor burgers en bedrijven beschikbaar is.
Kleinschalige processen, of processen waarvoor de gemeente geen goede backofficeapplicatie in huis heeft, kunnen natuurlijk wel eenvoudig in het zaaksysteem worden ingeregeld. Denk hierbij aan processen zoals; Melding openbare ruimte, Voorbereiden Raadsstukken, Aanbestedingen. Met de volledig vernieuwde KCC module wordt eenvoudig het integrale klantbeeld opgebouwd en verrijkt.
Veel gemeenten werken al zaakgericht. Zo heeft gemeente Opsterland vorig jaar iZaaksuite en iDocumenten in gebruik genomen. En zullen de komende periode ook de Westerkwartiergemeenten (Grootegast, Marum, Leek, Zuidhornen de andere 2 gemeenten binnen OWO (Oost- en Weststellingwerf) op dezelfde wijze zaakgericht gaan werken.
Een ander mooi voorbeeld vind je binnen Dimpact: Vorige week maandag (29 mei 2017) is gemeente Coevorden live gegaan met een oplossing waarin integrale dienstverlening met zaakgericht werken en het domein Burgerzaken samenkomen. Dit is mogelijk dankzij de plug-in van iBurgerzaken op de e-Suite van Atos. Gemeenten bereiken daardoor het volgende plateau van integrale dienstverlening en hebben geen zorgen meer om de techniek. De komende periode zullen nog minimaal 20 andere gemeenten op deze manier gaan werken.
Natuurlijk zijn er ook nog heel veel gemeenten die zaakgericht werken aan het overwegen zijn of in de overgangsfase zitten. Zo kunnen klanten van gemeente Rheden nog geen gebruik maken van iBurgerzaken, vanwege de beleidsmatige keuze van deze gemeente om zaakgericht te werken met GreenValley. Dat traject bevindt zich op dit moment in een pilot, dus ook dat is gelukkig een kwestie van tijd.
Want intussen is iedereen het er wel over eens dat zaakgericht werken bijdraagt aan betere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering. Zaakgericht werken werkt gewoon beter, en is bovendien nog goedkoper ook. Dat kun je bij steeds meer gemeenten in de praktijk zien. Wij hopen dan ook nog veel nieuwe klanten binnen dit domein te mogen begroeten de komende tijd.
