Onlangs is iBurgerzaken in combinatie met iZaaksuite, iArchief, iDocumenten en iBrondocumenten geauditeerd door Van Bussel Document Services voor de ISO 16175-1 (vervanging van NEN-2082) en ISO 16175-2 norm. Dit heeft tot een positieve uitkomst geleid. Dat betekent dat er door een onafhankelijke expert is beoordeeld dat je als gemeente archiefwaardig kunt werken met iBrondocumenten voor je brondocumenten -zoals aktes- met iBurgerzaken. En maak je gebruik van iZaaksuite/iArchief/iDocumenten? Dan werk je zelfs archiefwaardig voor álle documenten in iBurgerzaken, denk hierbij aan procesdocumenten en kennisgevingen. Michelle Meekes, Product Owner iBurgerzaken en Ralf Martens, consultant Proces & Services praten je hierover bij, lees snel verder.
“Door kwartiermakers is al langer de wens uitgesproken om iBurgerzaken in combinatie met iBrondocumenten, iZaaksuite, iArchief en iDocumenten te laten certificeren” vertelt Michelle Meekes, Product Owner iBurgerzaken. “Het is mooi dat een onafhankelijke partij (Van Bussel) nu onderstreept dat je met onze applicatie kunt werken volgens de archiefwet. Als gemeente wil je natuurlijk graag weten of iBrondocumenten voldoet aan de archiefwet; daar hebben we nu een heel duidelijk antwoord op: ja! Belangrijk is daarbij natuurlijk wel dat je als gemeente vervolgens ook je werkprocessen aanpast zodat je daadwerkelijk archiefwaardig werkt volgens de richtlijnen.”
In een traject van enkele maanden is de gehele keten uitvoerig bekeken, geanalyseerd en gedocumenteerd. Het was prettig om te zien dat er geen wijzigingen in de applicaties nodig waren waardoor we snel stappen konden blijven zetten. In de demo aan de auditeur zijn onder andere de volgende elementen meegenomen:
"De enige manier om aan te tonen dat je voldoet aan de archiveringsnomen is door de ISO 16175-1 (vervanging van NEN-2082) en ISO 16175-2 toets af te nemen en deze succesvol af te ronden. Dit is de zekerheid die je als gemeente en als leverancier wilt hebben." stelt Ralf Martens, consultant bij Proces & Services.
iArchief focust zich op het archiveren van zaken inclusief documenten. De zaken worden vernietigd op het moment dat de bewaartermijn verstreken is. Binnen deze zaakdossiers bevinden zich vaak ook brondocumenten, denk hierbij bijvoorbeeld aan aktes. Deze documenten moeten in veel gevallen langer of blijvend bewaard blijven. Dat is waar iBrondocumenten om de hoek komt kijken. Met deze module in iBurgerzaken sla je de brondocumenten apart op, los van iArchief. In iArchief komt een verwijzing naar dit document zodat je het altijd eenvoudig terug kan vinden. Bij vernietiging van de zaken blijven de brondocumenten in iBrondocumenten bewaard. Op deze manier is je archivering van zowel je zaken als van je brondocumenten op orde.
Heb je vragen over dit artikel en/of wil jij ook aan de slag met archiefwaardig werken? Neem dan contact op met Ralf Martens via: Ralf.Martens@PinkRoccade.nl of Michelle Meekes via: Michelle.Meekes@PinkRoccade.nl
‘Een extra stap zetten, meedenken en adviseren over verbeteringen waar jouw burger nog beter mee wordt geholpen’
Ralf Martens, Team lead Services
