Belastingen Bollenstreek zette een tandje extra bij voor iBezwaar

Hoe ervaren jullie de samenwerking met PinkRoccade Ruimte & Omgeving?
Jeanette Roelofsen: “Goed. In het begin waren er wel ups en downs, omdat we beiden voor het eerst met iBezwaar aan de slag gingen. Zowel PinkRoccade als Belastingen Bollenstreek. Wij besloten vrij laat om de pilot te starten met iBezwaar. We begonnen daardoor met een ‘big bang’: zonder al teveel training, voorbereiding en achtergrond. Dat was heel hectisch en op het gebied van communicatie moesten we elkaar ook echt nog vinden. Uiteindelijk is dat helemaal goed gekomen.”

Hoe vond je het om pilot te zijn voor iBezwaar?
Jeanette: “Bij aanvang van de pilot waren we sceptisch en wat afhoudend. Je weet dat zoiets extra tijd en energie gaat kosten en dat die tijd er eigenlijk niet is. Zoals elke gemeente moeten we er elk jaar voor zorgen dat de bezwaarschriften op tijd de deur uit zijn. En elk jaar is er wel iets waardoor het afhandelproces vertraging oploopt of onder druk staat. We hadden al een fusering en verhuizing achter de rug, Corona en een toenemend aantal bezwaren door no cure no pay-bureaus. We dachten dat we een ‘normaal’ jaar tegemoet gingen toen iBezwaar toch plots werd uitgerold. We begonnen het jaar dus weer rommelig.

Maar het was ook een uitdaging die we aan moesten gaan. De investering gaat ons echt iets opleveren, zoals efficiënter werken en tijdbesparing.

Als pilotgemeente moesten we een extra tandje bijzetten; we liepen tegen de kinderziektes aan en moesten die ‘on-the-job’ oplossen. Nu, na alle hectiek en aanpassingen, hebben we iBezwaar in de vingers en zien we de meerwaarde ervan in. Dit jaar gaan we de vruchten ervan plukken.”

Jeanette Roelofsen, Belastingen Bollenstreek

‘De investering gaat ons echt iets opleveren, zoals efficiënter werken en tijdbesparing.’

Welke voordelen heeft iBezwaar jullie opgeleverd?
Jeanette: “iBezwaar zorgt ervoor dat een aantal (dubbele) handmatige werkzaamheden uit het proces verleden tijd zijn. Het uitboeken van een zaak of dossier is bijvoorbeeld niet meer nodig. Daarnaast is het advies van de taxateurs makkelijker van te voren te controleren, en is de uitspraak sneller gemaakt. Dat zorgt voor tijdwinst. Ook de uitgebreide rapportagemogelijkheid is fijn. Alle gegevens worden samengevoegd in een bestand en hieruit kun je elk overzicht filteren dat je nodig hebt.

We wachten nog op de koppeling met ons zaaksysteem. Dat gaat nóg meer opleveren, omdat er handmatige acties wegvallen. Die koppeling was overigens één van de pijlers waarom we met iBezwaar zijn begonnen.”

Jeanette Roelofsen, Belastingen Bollenstreek

‘iBezwaar zorgt ervoor dat een aantal (dubbele) handmatige werkzaamheden uit het proces verleden tijd zijn. Daarnaast is het advies van de taxateurs makkelijker van te voren te controleren, en is de uitspraak sneller gemaakt. Dat zorgt voor tijdwinst.’

Welke verbeterpunten zien jullie voor de volgende bezwaarronde?
Jeanette: “De afgelopen bezwarenronde hadden we problemen met de synchronisatie tussen CiVision en iBezwaar. Volgend jaar moet die actie eerder worden opgestart en moet er meer controle zijn. Een ander verbeterpunt is de koppeling met een zaaksysteem, maar dat komt eraan”.

Raad je iBezwaar aan andere gemeenten aan?
Jeanette: “Ja. Ik kan het ze aanbevelen, zeker in combinatie met de koppeling met het zaaksysteem. Wij hebben de kinderziektes eruit gevist, dus andere gemeenten gaan de uitrol van iBezwaar heel anders ervaren.”

Hebben jullie nog tips voor andere gemeenten die gebruik gaan maken van iBezwaar?
Jeanette: “Neem de tijd, bereid je goed voor. Wij hebben in een snel tempo gegevens aangeleverd en de stamtabellen gevuld, zonder precies helemaal te doorgronden wat er ‘op de achtergrond’ gebeurt. Halverwege het jaar kwamen we erachter dat bepaalde dingen niet klopten, niet logisch waren en verkeerde uitkomsten gaven. Dit moesten we op de achtergrond repareren.

Een andere tip: je kunt heel veel uitspraak-sjablonen opvoeren in iBezwaar. Werk de verschillende versies vooraf goed uit, zodat het keuzemenu compleet is voordat je begint. En regel iemand in je team die technisch gezien en op het gebied van gegevensbeheer goed is en snel kan schakelen (samen met PinkRoccade).

Tot slot: begin op tijd met de voorbereiding, dan kun je daarna goed aan de slag.”

Is jouw gemeente ook toe aan efficiëntie en tijdsbesparing bij het afhandelen van bezwaren? Neem dan contact op met Jef de Klerk voor een vrijblijvend adviesgesprek. Je bereikt hem via jef.deklerk@pinkroccade.nl of 06 1395 0654.