Vanaf 18 april 2019 is het verplicht voor aanbestedende diensten om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dat lijkt op dit moment wellicht nog ver weg, maar als we kijken naar de tijd die benodigd is voor alle veranderingen dan komt de deadline ineens heel dichtbij! Denk hierbij aan het volledige technische traject (inrichting van Access Point en CiVision Middelen) en aan alle veranderingen voor de afdeling inkoop en de crediteurenadministratie (bijvoorbeeld, het aanhaken van toeleveranciers en het aanpassen van de inkoopvoorwaarden).
De inrichting van een Access Point (AP) is één van de eerste onderdelen waar een gemeente een besluit over zal moeten nemen voor het voldoen aan de richtlijn per april 2019. Op dit moment is het voor de klanten die met CiVision Middelen en de Makelaarsuite (CLIQ) werken mogelijk om het SimplerInvoicing koppelvlak van CLIQ in te richten als AP. Deze routering garandeert dat er voldaan wordt aan de richtlijn, het valideert inkomende facturen reeds bij aankomst in het AP, scant het document op mogelijke ongewenste programmatuur, en het sluit naadloos aan op CiVision Middelen.
Voor CiVision Middelen klanten die géén Makelaarsuite afnemen of besloten hebben om zich op een ander AP te focussen (bijvoorbeeld Factuurportal van Nexus Verus), is het nog steeds mogelijk om goed aansluiting te vinden op het ontvangen en verwerken van e-facturen. Dit vereist weliswaar de nodige afstemming tussen gemeente (systeembeheer, financiën, inkoop), de partij achter het AP en onze CiVision Middelen consultant, maar uiteindelijk leidt ook deze routering naar het voldoen aan de richtlijn.
De belangrijkste peilers voor jouw gemeente om aan de slag te gaan met e-factureren zijn:
Denk hierbij aan het op de hoogte brengen van toeleveranciers, en interne en externe informatievoorziening om e-facturatie succesvol te laten integreren in de bedrijfsvoering van de gemeente. Met name dit laatste is een niet te onderschatten voorwaarde om het volledige potentieel van e-facturatie te kunnen benutten. Daarom organiseren we vanaf september weer een nieuwe workshop en diverse webinars om je op weg te helpen het maximale uit jouw e-facturatie oplossing te halen. Meld je hier aan voor het programma.
Berend Nijmeijer, Applicatiebeheerder Civision Middelen en Innen, Samenwerkingsorganisatie De Wolden - Hoogeveen‘De implementatie van e-factureren is meer dan alleen de techniek. Om e-factureren succesvol te implementeren en het percentage ontvangen e-facturen snel te laten stijgen, is het belangrijk om de interne organisatie en de toeleveranciers hierbij ook tijdig te betrekken. Start daarom al in 2018 om op tijd en succesvol gereed te zijn per april 2019.’
De implementatie van e-factureren omvat meer dan alleen de techniek. Om e-factureren succesvol te implementeren en het percentage ontvangen e-facturen snel te laten stijgen, is het belangrijk om de interne organisatie en de toeleveranciers hierbij tijdig te betrekken. Start daarom al in 2018 om op tijd en succesvol gereed te zijn per april 2019.
Vraag hier een offerte aan en we helpen je op weg om je interne organisatie en toeleveranciers aan boord te krijgen.
