Sinds de publicatie van EU Norm 16931 op 17 oktober 2017 is de nieuwe datum bekend waarop overheden de plicht hebben om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken: 18 april 2019. Onze pilot gemeenten, Tholen en Borger-Odoorn, hebben deze deadline niet afgewacht en zijn sinds eind 2017 reeds in staat om e-facturen in CLIQ te ontvangen en in CiVision Middelen te verwerken. Een mooi resultaat voor alle partijen! Gelukkig oriënteren steeds meer gemeenten zich op onze e-facturatie oplossing, het is namelijk wel zo prettig om tijdig een werkende e-facturatie module te implementeren en niet tot het laatste moment te wachten.
In de tussentijd staan de ontwikkelingen rondom e-facturatie niet stil en wordt er ook door ons nagedacht over de verdere adoptie van e-factureren door overheid en bedrijfsleven. Wij zien dat de onboarding van leveranciers stroef verloopt en de uitspraak “de kleine ondernemer op de hoek van de straat kan niet e-factureren” is er een die wij vaak terug horen komen. Gelukkig ondersteunen diverse boekhoudpakketten e-facturatie en zijn er online dienstverleners waar het MKB op terug kan vallen voor het versturen van e-facturen. Daarnaast proberen wij onze klanten daar waar mogelijk te ondersteunen bij het onboarden van leveranciers, zodat eventuele vragen snel beantwoord worden en de doorlooptijd tot het minimum beperkt wordt. Dat neemt niet weg dat de volledige adoptie van e-facturen nog niet helemaal van de grond is gekomen: er is voor alle partijen werk aan de winkel om de e-facturatie sneeuwbal aan te jagen!
Gemeenten kunnen e-facturatie als vliegwiel inzetten voor het inrichten van een slim bestellen tot betalen proces: door met verplichtingennummers te werken heb je meer grip en inzicht op de uitnutting van budget, en wordt de afhandeling van een inkomende e-factuur een fluitje van een cent in vergelijking met de huidige, grotendeels handmatige validatie en verwerking van inkomende papieren/e-mail facturen. Daarnaast is een e-factuur, als deze via het PEPPOL netwerk binnenkomt, veel veiliger dan de huidige werkwijze waar e-mail centraal staat en is de kans op spookfacturen nihil. Deze vorm van digitalisering biedt gemeenten dan ook kansen om hun personeelscapaciteit in te zetten op domeinen waar men meer accent op wenst te leggen, en niet geheel onbelangrijk: het draagt bij aan een organisatie die haar bedrijfsvoering op orde heeft. Met de Gemeenteraadsverkiezingen in aantocht zijn dit interessante ontwikkelingen waarmee wij je graag verder helpen.
Wil je meer te weten komen over e-factureren binnen CiVision Middelen? Stuur mij of mijn collega Wilco Moen gerust een e-mail via tim.thooft@pinkroccade.nl of wilco.moen@pinkroccade.nl.
