Een (best value) voorbeeldproject: Westerkwartiergemeenten

Binnen een half jaar werd de opdracht “De Westerkwartiergemeenten zijn voornemens een overeenkomst te sluiten met één Opdrachtnemer voor het leveren van een integrale oplossing ten behoeve van de BRP. Deze Oplossing moet leiden tot een zeer betrouwbare Burgerzakenapplicatie waarmee een maximale tevredenheid en optimale productiviteit van alle gebruikers in alle werksituaties geleverd wordt.” en de 7-tal projectdoelstellingen daaronder vervuld.

Expert gezocht

Een Best Value aanbesteding is toch echt andere koek dan een traditionele aanbesteding. Want er is (meestal) geen uitgebreid programma van eisen, maar een aanbestedingsdocument met projectdoelstellingen. En de opdrachtgever verwacht geen blabla verhalen en marketingteksten, maar dominante prestatie informatie van de aanbieder. Informatie afkomstig van een expert waaruit blijkt hoe de projectdoelstellingen worden bereikt en hoe risico's geïdentificeerd door opdrachtnemer bij de opdrachtgever worden geminimaliseerd. Kortom als opdrachtnemer moet je echt nadenken over wat die klant nodig heeft en hoe je daar optimaal op kunt aanbieden én hoe je het project gaat realiseren.

“In een klassieke aanbesteding werk je in een programma van eisen uit hoe de opdracht georganiseerd en uitgevoerd moet gaan worden. We hebben er in dit geval voor gekozen om scherp onze projectdoelstellingen te formuleren en niet op de stoel van de expert te gaan zitten. Een goede keuze, want we zijn heel tevreden met het tot nu toe geboekte resultaat.”, Piet Bakker, inkoopadviseur voor de Westerkwartiergemeenten.

Verbeteren en stroomlijnen van werkprocessen doe je samen

De 4 gemeenten Grootegast, Marum, Leek en Zuidhorn gaan herindelen op 1 januari 2019. Hierop vooruitlopend is gekozen voor één integrale burgerzakenoplossing. Hoewel afstemming van werkprocessen op dit moment dus nog niet noodzakelijk was, is ook daarvoor gekozen. Met als doel het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven én het stroomlijnen van de werkprocessen. Hierdoor wordt het mogelijk dat medewerkers locatie- en tijdsonafhankelijk kunnen werken en kunnen invallen bij de andere gemeenten.

Chris de Roo, projectleider Burgerzaken voor de Westerkwartiergemeenten

‘Het is geweldig om de betrokkenheid van de projectleden te zien. Met de kennis en creativiteit van deze medewerkers en de consultant van PinkRoccade, hebben we onze werkprocessen flink verbeterd en gelijkgetrokken.’

Vertrouwen

Uitgangspunt bij Best Value (prestatie-inkoop) is dat de gemeente de regie loslaat en het vertrouwen geeft aan organisaties die er verstand van hebben. “We hebben bewust gekozen voor een turnkey projectaanpak.”, licht Marc Schilleman, projectleider PinkRoccade Publiekszaken toe. “Gemeenten kijken niet hoe wij – de expert – ons werk doen, maar naar de resultaten die wij bereiken.” 

Meten en weten zijn dan belangrijk. Centraal staat dan ook het effect van het werk gedurende de implementatie en tijdens de contractperiode. Dat wordt in vooraf vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) weergegeven. “We willen onze dienstverlening aan burgers en bedrijven verbeteren. En daarop houden we PinkRoccade scherp, mocht dat nodig zijn. En visa versa gebeurt eigenlijk hetzelfde.”, Chris de Roo.

Het complete plaatje ingekleurd binnen een half jaar

Binnen een half jaar zijn de gemeenten Grootegast, Marum, Leek en Zuidhorn live met iHuwelijk, iGeboorte en iOverlijden (Selfservice Package 1), alsook met iVerblijf & Adres én iVerzoek (Selfservice Package 2). Dat ze voor de communicatie(campagne) naar burgers en bedrijven een kandidaat inzetten vanuit een SROI-traject maakt het extra bijzonder.

En alsof dat alles nog niet genoeg is: alle Westerkwartiergemeenten zijn ook aan de slag gegaan met iReisdocumenten en iRijbewijzen (Selfservice Package 2). Waarbij ze zowel de ambtenaren- als burgerview implementeren.