Gemeente Borger-Odoorn kreeg een brief van de VNG waarin stond dat gemeenten destijds per november 2018 gereed moesten zijn voor het ontvangen en verwerken van e-facturen. Op basis daarvan heeft Harry Wever, applicatiebeheerder bij Borger-Odoorn, het initiatief genomen om te kijken wat er allemaal moest gebeuren bij hun gemeente om dit voor elkaar te krijgen.
Het Ministerie van Economische Zaken maakte per brief bekend graag te willen helpen. Het expertisecentrum Pianoo is aangesteld om door middel van het project Ketenactivatie de gemeenten te ondersteunen. De projectleider stelt hierbij samen met de decentrale overheid en de participerende toeleverancier een plan van aanpak op voor implementatie, testen en in productie nemen van de keten om zo tot een werkende e-factuurketen te komen. Harry Wever: ‘Wij vonden de oplossing toekomstgericht. Zeker ook omdat e-factureren in Europees verband wordt uitgerold. Dat was de drijfveer om er alvast mee aan de slag te gaan.’
Aan de slag met e-factureren
Nadat Harry de nodige voorbereidingen had getroffen om aan de slag te gaan, heeft hij een collega van de crediteurenadministratie er bij betrokken om contact te leggen met de leveranciers. Harry: ‘We hebben als eerste voornamelijk grote leveranciers benaderd. Zij reageerden positief op e-factureren. We moeten onderling nog een aantal technische aspecten afstemmen, maar we zijn allen enthousiast.’ Daarna zijn gemeente Emmen, waar Borger-Odoorn hun systeembeheer heeft uitbesteed, en PinkRoccade ook aangesloten om de implementatie te realiseren. ‘De technische implementatie is in overleg gegaan met PinkRoccade en systeembeheer. Dit is door hen samen goed opgepakt’, zegt Harry.
E-factureren is succesvol geïmplementeerd bij gemeente Borger-Odoorn
Harry: ‘We hebben op dit moment alleen nog testfacturen ontvangen. Wat we vooral met e-facturering proberen te bereiken is het proces van het afhandelen van facturen te vereenvoudigen. Hiervoor willen met een verplichtingenadministratie gaan werken, zodat de factuur gekoppeld kan worden aan de verplichting. Als de e-factuur kan worden gekoppeld, dan kan deze sneller door de organisatie. Op die manier proberen we de crediteurenadministratie en de budgethouder minder te belasten, en kunnen facturen sneller betaalbaar gesteld worden. We hoeven dan alleen nog maar te controleren of de goederen conform de bestelling zijn binnengekomen, waarna de factuur kan worden betaald. Hier zien wij een groot voordeel. We kijken ernaar uit dat er op een grootschalige manier wordt gewerkt met e-factureren.’
Meer weten over e-factureren?
Neem contact met ons op voor meer informatie.
