Gemeente Hollands Kroon nam onze applicatie AiBezwaar in gebruik om de WOZ-bezwaren sneller te verwerken. En wel in de drukste periode van het jaar. Lees hieronder hun ervaringen en advies aan andere gemeenten.
Gemeente Hollands Kroon krijgt jaarlijks zo’n 1.200 WOZ-bezwaren binnen. Het verwerken van deze bezwaren is een traag en arbeidsintensief proces, dat zij graag sneller en efficiënter willen maken. Daarom namen zij als eerste gemeente AiBezwaar in gebruik, en wel in de drukste periode van het jaar. En om het nog uitdagender te maken, hadden ze weinig personeel beschikbaar. Toch merkte de gemeente al snel een beter inzicht in de bezwaren.
AiBezwaar helpt sneller overzicht te krijgen van de binnengekomen bezwaren, inclusief de bezwaren via de No Cure No Pay bureaus. Vroeger stapelden deze zich op, maar nu is er direct een overzicht beschikbaar. Dit bespaart tijd en geeft een beter beeld van de werkdruk en wat er nodig is om de bezwaren te behandelen.
Voorheen moest de gemeente de binnengekomen bezwaren handmatig inboeken en ontgrieven. Dit kostte ongeveer 15 minuten per bezwaar. Bij de 1.200 bezwaren die Hollands Kroon ontving, kwam dit neer op zo’n 300 uur, oftewel ruim 8 weken werk. Dankzij AiBezwaar gebeurt dit nu volledig automatisch. De uitval verwerkt de gemeente nog handmatig, maar door de tijdbesparing is hier nu meer ruimte voor.
Een ander voordeel is dat medewerkers van de Dienst Informatie en Vaststelling (DIV) documenten niet meer handmatig hoeven toe te voegen in het zaaksysteem. AiBezwaar voegt bestanden automatisch toe aan een zaak. Een tip van Daan Rietjens, product owner bij PinkRoccade Ruimte & Omgeving: “Maak je een eigen inlog aan voor de taxateur, dan is het niet meer nodig om alle losse documenten aan te leveren aan het taxatiebureau. De taxateur haalt deze dan zelf op vanuit AiBezwaar.” Dit scheelt zo’n 20 minuten per bezwaar, waardoor de belastingmedewerkers zich meer kunnen richten op de uitval en de meer inhoudelijke zaken.
Daan: “AiBezwaar helpt ook de taxateurs. Zij zien hiermee sneller of een bezwaar terecht is en kunnen deze direct in het systeem verwerken. Dit maakt het hele proces veel sneller.”
Gemeente Hollands Kroon is positief over AiBezwaar: “Tijdens het in gebruik nemen in deze drukke periode liepen we tegen wat uitdagingen aan, maar we zien dat dit op lange termijn iets oplevert. Komend jaar verwachten we goede resultaten op het gebied van tijdwinst en een efficiënter proces.”
Gemeente Hollands Kroon adviseert andere gemeenten om slim te starten en geduld te hebben. Tip: start met een aanvullend, kleiner kohier. Dan heb je niet direct een groot aantal bezwaren. Verwacht ook niet meteen dat AI alles oplost. Het implementeren van de technologie kost tijd, maar levert op termijn veel voordelen op, zoals tijdbesparing en betere gegevensverwerking.
Ondanks wat uitdagingen tijdens het starten met een nieuwe applicatie in de drukste periode van het jaar, is gemeente Hollands Kroon blij met AiBezwaar. Andere gemeenten kunnen leren van hun ervaringen, zodat ook zij uiteindelijk kunnen profiteren van een efficiënter proces en een lagere werkdruk.
Benieuwd wat AiBezwaar voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Daan Rietjens via daan.rietjens@pinkroccade.nl of 06 5375 2819.
‘Ik denk graag mee in hoe we de processen van onze klanten nog verder kunnen optimaliseren.’
Daan Rietjens, Product owner
