Eind 2020 komt na 25 jaar een einde aan het bestandsformaat Stuf-WOZ. Binnen de gemeentelijke organisaties vervangt het WOZ-berichtenverkeer de Stuf-TAX bestanden volledig. Het einde van een tijdperk.
Maar het gebruiken van het WOZ-berichtenverkeer vergt wel een overstap. De module WOZ berichtenverkeer realiseert een koppelvlak tussen het WOZ-systeem en de taxatieapplicatie. Daardoor verloopt de gegevensuitwisseling tussen deze applicaties geheel geautomatiseerd en via berichtenverkeer. Bovendien zorgt de nieuwe structuur ervoor dat gegevensuitwisseling voldoet aan de informatieveiligheidseisen van deze tijd. Inmiddels zijn er steeds meer implementaties van dit binnengemeentelijke WOZ-berichtenverkeer operationeel.
Montferland in de voorhoede
Ron Gerritsen, Senior medewerker Belastingen WOZ en Invordering van de gemeente Montferland:
“De voordelen en het gebruiksgemak van overstappen naar WOZ-berichtenverkeer zijn helder: Real-time mutatieverwerking zorgt voor een continue datastroom. Medewerkers hoeven niet meer te wachten op taxatiegegevens die nog ingelezen en verwerkt moeten worden uit Stuf-TAX. Daarmee is de workflow veel prettiger en efficiënter.”
De gemeente Montferland maakte tot voor kort nog steeds gebruik van Stuf-TAX bestanden voor het verwerken van mutaties die WOZ-medewerkers/taxateurs invoerden in de WOZ-administratie en het taxatiesysteem. Een kleine drie maanden geleden stapten zij over. Montferland koos voor de Module WOZ berichtenverkeer van PinkRoccade Local Government, omdat het koppelvlak van de Module WOZ berichtenverkeer geschikt is voor elke taxatieapplicatie.
Voordelen van de overstap
Ron Gerritsen: "Voor ons is de overstap van Stuf-TAX berichten naar WOZ-berichtenverkeer soepel verlopen. We merken nu dat het een enorme vooruitgang is.
De snelheid waarmee mutaties van het ene systeem ook beschikbaar zijn in het andere systeem is opgevoerd van een wachttijd van dagen naar beschikbaar binnen enkele minuten.
Het is daarbij prettig dat we de verwerkingssnelheid flexibel kunnen instellen wanneer dat nodig is, omdat we in sommige gevallen rekening moeten houden met andere systemen in de beheeromgeving die minder snel zijn. Daarnaast is de beheertijd van de applicatie nog geen half uur per dag.”
Montferland stelde een implementatieteam samen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. We hadden van andere gemeenten begrepen dat we het zorgvuldig moesten oppakken. Het team bestond uit drie medewerkers met kennis over de koppelingen met andere administraties. Daarnaast was de afdeling automatisering vanaf het begin onderdeel van het project. De afdeling automatisering heb je zeker nodig om alle noodzakelijke certificaten voor de beveiliging te regelen en om de koppelingen tussen de systemen daadwerkelijk te kunnen maken.
"Voor een geslaagd traject is een goede samenwerking van belang tussen alle partijen, niet alleen binnen de gemeente, maar ook met de leverancier van onze WOZ/Belasting applicatie (PinkRoccade Local Government) en van onze Taxatie-applicatie (4Value)."
Samenwerking met PinkRoccade Local Government
Bij de invoering was de samenwerking met PinkRoccade intensief. Zij boden query’s en een op maat gemaakt stappenplan aan, wat vooraf afgestemd is met de gemeente. De query’s zorgen voor controle, zekerheid en goede data, waardoor het WOZ-berichtenverkeer optimaal werkt. Het berichtenverkeer werkt natuurlijk alleen goed wanneer aan het begin de gegevens voor beide applicaties goed gesynchroniseerd zijn. De gemeente Montferland maakte gebruik van deze standaard query’s die PinkRoccade aanbood en raadt het andere gemeenten ook aan om deze optimaal te benutten. Ron vult aan: “In onze ervaring is het daarnaast essentieel om voldoende kennis over de gekoppelde systemen in het projectteam te hebben. Dat verkleint het risico op problemen en vertragingen aanzienlijk. Uiteindelijk moeten alle gemeenten uiterlijk in 2021 over op berichtenverkeer. Wij zitten nu in de voorhoede en delen graag onze ervaringen.”
