In 2015 heeft de gemeenteraad van gemeente Oirschot besloten de dienstverlening te professionaliseren. Ze besloten dit onder meer te gaan doen door zaakgericht werken in te zetten. Met als doel processen te verbeteren en meer inzicht te creëren voor de inwoners. iZaaksuite sloot aan bij deze ambitie.
Sinds 1 jaar werkt de gemeente Oirschot met iKlantcontactcysteem (iKCS). Dit is een flexibel medewerkersportaal waarmee KCC-medewerkers snel vragen kunnen beantwoorden en afhandelen. De kracht van iKCS is dat je beschikking krijgt over een totaal klantbeeld doordat zaakinformatie uit het zaaksysteem en informatie uit diverse taakspecifieke applicaties gecombineerd worden tot één klantbeeld. Dit kan gemeente Oirschot beamen. “Alle telefoontjes worden nu vastgelegd en we krijgen een steeds completer beeld van onze inwoners en ondernemers. Klantcontacten kunnen nu simpel worden vastgelegd en snel worden teruggezocht. De inwoners worden hierdoor sneller en beter geholpen dan voorheen. Dit is een mooie opstap naar zaakgericht werken”. Aldus David van Geijn, projectleider dienstverlening en digitalisering.
Het volgende project waar Oirschot mee aan de slag ging was de invoering van zaakgericht werken met iZaakafhandeling. Dit project begon met een kick-off waarbij alle betrokken partijen aanwezig waren. Naast Oirschot waren dit ook het Shared Service Centrum de Kempen (dat de ICT voor de gemeente verzorgt) en de leveranciers van het Document Management Systeem, sjablonengenerator en online formulieren. Tijdens de kick-off is de gewenste keten uitgetekend en zijn de risico’s in kaart gebracht, hierdoor waren de verwachtingen afgestemd. Vervolgens is er hard gewerkt, door alle betrokken partijen, om de omgeving op te leveren. Projectleider David van Geijn: “Het project kende ups en downs, want het creëren van een goedwerkende keten met meerdere leveranciers is een uitdaging. Maar gelukkig zijn alle partijen zich in blijven zetten om het project gezamenlijk af te ronden. Het was ook prettig dat PinkRoccade het afgelopen half jaar regelmatig bij ons op de werkvloer aanwezig was om samen zaaktypen in te richten en te testen. Eind december moet dit leiden tot een succesvol werkend zaaksysteem“. Gemeente Oirschot wil nog voor het einde van het jaar live met iZaakafhandeling en de eerste zaaktypen.
Tijdens de livegang gaan er 3 processen live waarbij 9 medewerkers van de gemeente ervaring opdoen met het systeem. Wanneer er genoeg ervaring is, wordt dit doorgegeven aan de gehele organisatie. Wij zullen je op de hoogte houden van de ontwikkelingen van Oirschot. Het uiteindelijke doel? Dat gemeente Oirschot zaakgericht werken gemeentebreed heeft ingevoerd met tevreden eindgebruikers, waardoor zij inwoners sneller en beter van dienst kunnen zijn.
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
