Heeft jouw gemeente voldoende inzicht in de inkoopadministratie en de mogelijke verbeterslag in tijd en kosten? Heeft jouw gemeente voldoende controle op bestellingen en uitgaven? Als het antwoord op deze vragen ‘nee’ is, kan het zeer interessant zijn om hiermee aan de slag te gaan. Voor een gemeente is het belangrijk om kritisch te kijken naar de inkoopadministratie en bijhorende facetten zoals inkoopbeleid, inkoopvoorwaarden, uitnutting van budget en het onderhouden van contacten met toeleveranciers.
Als gevolg van een ongecontroleerde en ongestructureerde inkoopadministratie missen veel gemeentelijke organisaties de voordelen die een geoptimaliseerd bestellen-tot-betalen (P2P) proces met zich meebrengt. Daarnaast is het ontbreken van een dergelijk proces ook een directe aanleiding voor het zogenoemde “Maverick Buying”: inkoopopdrachten die geplaatst worden waar geen lokale overeenkomst, nadere overeenkomst of raamovereenkomst aan ten grondslag ligt. Met deze vorm van inkopen benut je niet alle kansen voor een geoptimaliseerde inkoopadministratie binnen jouw gemeente.
Zonder contract kan een aanbestedende partij als organisatie nergens op terugvallen als de geleverde goederen of diensten niet conform afspraak zijn. Deze afspraken zijn nergens vastgelegd, met als gevolg dat er geen norm afgesproken is waar de geleverde goederen/diensten aan getoetst kunnen worden.
Als medewerkers niet via deze leverancier bestellen, maar om het inkoopcontract heen bij een andere partij bestellen, kan het zijn dat deze afspraken in het contract niet worden gehaald. Een mogelijk economisch gevolg is dat een lagere (staffel)prijs niet gehaald wordt vanwege het lagere volume. Dat kan uiteindelijk resulteren in de situatie dat de inkoopkosten hoger uitvallen wanneer dezelfde goederen bij verschillende niet-gecontracteerde partijen worden ingekocht, ten opzichte van het inkopen bij een gecontracteerde partij. In veel gevallen zijn dit onnodige (en goed te voorkomen) kosten voor een gemeente, waarbij de organisatie ook nog eens het overzicht m.b.t. de inkoopverplichtingen kwijtraakt met alle gevolgen van dien.
Door Factuurportal van Nexus Verus in te zetten samen met CiVision Middelen voor de automatische verwerking van PDF- en UBL-facturen, realiseert jouw gemeente een substantiële tijd- en kostenbesparing ten opzichte van de huidige scan- en herkenstraat. Een onderdeel van de implementatie is de analyse van het factuurvolume: op basis van deze analyse zorgen we voor een laagdrempelige aansluiting op e-factureren voor de leveranciers die 80 à 90% van het factuurvolume verzorgen. Door deze laagdrempelige oplossing bereikt jouw gemeente al binnen enkele maanden een hoog succespercentage! Hierdoor bespaar je tijd en middelen die ingezet kunnen worden om Maverick Buying snel en simpel inzichtelijk te krijgen, te voorkomen én alle bijhorende risico’s voorgoed te elimineren. Een mooie kans voor het optimaliseren van het P2P proces en een organisatie die beter in control is met haar bedrijfsadministratie!
Laat hier je gegevens achter en we nemen contact met je op.
