Klantcase Huizen, Blaricum & Laren: ontzorgen = vertrouwen

Mark Stegeman en Melissa Frederiks gingen in gesprek met Jeroen Vooijs en Rik Ligthart van gemeente Huizen. Jan Thomas sloot ook aan. Tijdens het project was hij extern projectleider om de samenwerking tussen de 3 gemeenten te realiseren.

Wat was jullie verwachting op het gebied van samenwerking en ontzorging?

Rik Ligthart: “Omdat Jeroen jullie al lang kende, had ik goede verwachtingen over de samenwerking en ontzorging. Ik verwachtte wel een langere looptijd vanwege jullie structuur. Maar over de uitvoering zelf en de kwaliteit, kennis en kunde had ik geen twijfel.”

Jeroen Vooijs: “Ik wist dat het een ingewikkeld project was, maar ook dat PinkRoccade hiervoor de technische kennis in huis heeft. We zijn laat gestart en daarom vind ik het bijzonder dat we het in zo’n korte termijn hebben gered. Dankzij jullie stappenplan was het voor mij heel overzichtelijk en duidelijk wat ik moest doen. Daardoor kon ik snel aan de slag.”

Jan Thomas, Involon

‘De manier waarop PinkRoccade dit deed, gaf mij echt het gevoel dat we werden ontzorgd. Jullie stappenplan gaf mij daarbij veel vertrouwen.’

Jan Thomas: “Ik was vooral benieuwd naar de ontzorging. Jullie namen de verantwoordelijkheid dat echt alle gegevens werden overgezet, op basis van de aanleveringen. En dat deze gegevens weer goed terechtkwamen bij gemeente Huizen. De manier waarop PinkRoccade dit deed, gaf mij echt het gevoel dat we werden ontzorgd. Jullie stappenplan gaf mij daarbij veel vertrouwen.”

Voorafgaand aan het project benoemden we welke inspanning we van jullie verwachtten. Viel het mee of tegen?

Jeroen: “Van onze kant viel het mee, ik verwachtte dat het veel meer werk was. In het verleden maakte ik ook een conversie mee tussen 2 verschillende belastingenapplicaties. Ik was toen een jaar lang bezig met het oplossen van allerlei problemen waar we tegenaan liepen. Daarom was ik nu bang dat het achteraf nog veel werk zou zijn. Maar dat viel mij erg mee.

Voor de rest van het team was het alsof er een lichtknopje uit en aan is gegaan. De werkvloer heeft er geen last van gehad. We liepen tegen een paar kleine dingen aan, maar dat houd je altijd. Een paar dagen migratiestop bijvoorbeeld, dat was te overzien. Ik vind dat heel positief.”

Jeroen Vooijs, gemeente Huizen

‘Voor de rest van het team was het alsof er een lichtknopje uit en aan is gegaan. De werkvloer heeft er geen last van gehad.’

Rik: “Mark en Jeroen verrichtten inhoudelijk het meeste werk. Ze zaten allebei goed in de materie, daarom viel het uiteindelijk mee. De opstart van het project was wat moeizamer. Maar de conversie-migratie verliep uitstekend en viel qua tijd goed binnen de verwachtingen.”

Hoe ervaarden jullie de projectaanpak?
Jeroen: “We hadden een stroeve start. Door een wisseling van projectleiders waren er wat problemen in de communicatie. Uiteindelijk is dat allemaal opgelost en hadden we één aanspreekpunt voor het hele project. De opbouw van het projectplan was heel fijn. En ook de communicatie verliep goed.”

Jan: “Voor mij als projectleider had dit project 2 highlights. De eerste was dat ik één contactpersoon had die alles voor ons regelde bij PinkRoccade. Die konden we altijd bellen, mailen of appen. Dat was heel fijn. De tweede highlight was de WhatsApp-groep waar alle teamleden in zaten, inclusief de stuurgroepleden. Er kwamen voornamelijk positieve berichten in deze groep, dat was prettig om te lezen. En als er wel iets speelde, dan was iedereen ook direct op de hoogte.“

Mark: “Ik kon me mede door die WhatsApp-groep echt focussen op mijn werk. Dankzij de uitgebreide testfase sloten we verrassingen vooraf zoveel mogelijk uit. Zo konden we het project veel sneller dan vooraf ingeschat afronden.”

Jan: “Dat is een belangrijke manier geweest voor het ontzorgen: een goede testomgeving, goede afspraken en vervolgens doorpakken in de productiefase.”

Jeroen: “Dat doorpakken kon ook omdat we vertrouwen hadden in de aanpak. Door vooraf uitgebreid te testen, hebben jullie dat vertrouwen opgebouwd.”

Hebben jullie nog tips voor andere gemeenten met complexe ICT-vraagstukken?

Jeroen: “Zorg voor goede kennis in huis. En iemand die wordt vrijgemaakt voor het project, want het is veel werk. Je kunt niet alles bij PinkRoccade leggen of alles door de gemeente laten doen. Juist die samenwerking is belangrijk. En dat bij beiden de kennis aanwezig is.”

Rik: “Wijs één aanspreekpunt aan namens de gemeente. En met een WhatsApp-groep voor alle teamleden is iedereen continu op de hoogte en houd je de spirit erin.”

Jan: “Spreek je verwachtingen, twijfels en vragen uit. Als je met elkaar blijft communiceren en niet achterover gaat hangen, dan kom je snel tot succes.”