Ons ontwikkelteam heeft in 2017 veel kennis opgedaan op het gebied van de SAP Workflow. Vanuit ons gebruikersplatform Bedrijfsvoering hebben we doorgesproken over marktsignalen op dit gebied. In 2018 gaan we deze kennis dan ook inzetten op het ontwikkelen van nieuwe Workflows. Op een gemiddelde financiële afdeling wemelt het namelijk van de bestanden die via e-mail worden doorgestuurd of zijn er processen die vragen om geautomatiseerd te worden vanwege de vele handmatige handelingen. Ook de accountant kijkt met veel belangstelling naar het rechtmatig borgen van financiële processen.
We beginnen met de Workflow Memoriaalboekingen
Samen met zes gemeenten kwamen we op 21 december bij elkaar om na te denken over hoe we waarde kunnen toevoegen aan dit product en hoe we deze praktijkproof kunnen maken. Om tot een goede discussie te komen, is het belangrijk dat alle deelnemers hetzelfde startpunt hebben. "Wat verstaan we eigenlijk onder memoriaalboekingen?", vroeg daarom één van de deelnemers zich af.
Naarmate het overleg vordert, komen verschillende situaties ter sprake
Gemeenten hebben verschillende hiërarchische inrichtingen, dit brengt de nodige discussie op gang. Het proces werkt namelijk niet overal hetzelfde. De centrale vraag is nu: Hoe richt je de Workflow Memoriaal in om deze geschikt te maken voor meerdere gemeenten?
De discussie gaat verder over de inrichting van autorisaties en rollen
Bij het vastleggen van een Memoriaal wil je namelijk voorkomen dat een gebruiker alle coderingen kan gebruiken die in het systeem aanwezig zijn. Maar richt je de rollen in via de gebruikersprofielen of in de autorisatietabel? Eén van de deelnemers raakte een daarnaast ook een belangrijk punt: “We moeten een goed onderscheid maken tussen de verschillende functies en rollen”. Daarom spraken we ook over waar de autorisatie van een financieel adviseur op houdt en wat voor autorisatie een budgethouder precies nodig heeft. Interessante argumenten worden aangedragen in dit overleg, waarbij de deelnemers gedwongen worden goed na te denken over hun huidige proces en hoe ze dit in de nieuwe oplossing wensen.
De wens vanuit het gebruikersperspectief is helder
De deelnemers hebben een goed beeld over waar ze naar toe willen met de Workflow Memoriaal en geven ons genoeg stof tot nadenken over hoe we de ontwikkeling aan moeten pakken.
Gemeenten helpen elkaar ook verder
Tijdens het overleg stellen de gemeenten elkaar procesverbeteringen voor naar aanleiding van problemen die worden aangekaart. Zo leren ze van elkaar en de verschillende situaties die aan bod komen in de discussies.
In januari praten we verder over deze nieuwe oplossing. Vanaf eind januari gaan we de concretiseringsfase in met deelnemers die de oplossing Workflow Memoriaalboekingen daadwerkelijk gaan gebruiken.
