Vanuit de overheid zijn gemeenten in november 2018 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Samen met gemeenten Tholen en Borger-Odoorn ontwikkelt PinkRoccade Financiën & Services deze nieuwe softwarefunctionaliteit. Naar verwachting komt de functionaliteit in het tweede kwartaal van 2017 beschikbaar voor alle gemeenten die CiVision Middelen gebruiken. Waarom e-facturatie zo interessant is voor gemeenten? Vanuit pilotgemeenten Tholen en Borger-Odoorn komt een duidelijk antwoord:
Harry Wever -applicatiebeheerder gemeente Borger-Odoorn- vindt het belangrijk om te anticiperen op de nieuwe wetgeving. “We hebben besloten om al in 2017 onze administratie geschikt te maken voor e-facturen. Dit omdat we van mening zijn dat dit ook de toekomst is en we niet willen wachten tot eind 2018. Verder denken wij dat de doorlooptijd van registreren naar betalen korter zal worden.
Hierdoor kunnen we wellicht ook beter voldoen aan de wettelijke verplichting om een factuur binnen de 30 dagen te voldoen. Groot voordeel is dat het minder fouten oplevert in de administratieve verwerking en zal het op termijn een besparing opleveren bij het registeren van de facturen.”
Ketenintegratie: leveranciers haken aan
Een belangrijk punt is ook de ketenintegratie die tegelijkertijd geïnitieerd wordt vanuit het Programmabureau e-factureren van PIANOo. De pilotgemeenten hebben een lijst samengesteld met de 20 grootste leveranciers. Deze leveranciers worden vervolgens actief benaderd om e-facturen naar de gemeenten te gaan versturen. Dat zorgt ervoor dat de hele e-factuur keten gaat stromen.
Rechtstreeks importeren in administratie
Arjan Moerland, leidinggevende cluster Financiën en belastingen van gemeente Tholen: “Waarom wij meedoen? E-facturatie heeft als groot voordeel dat de ontvangen facturen rechtstreeks in de financiële administratie geïmporteerd kunnen worden, waardoor OCR-oplossingen op termijn overbodig zijn. Dit leidt in onze ogen tot meer efficiëntie. De kunst zal zijn om ook de leveranciers mee te krijgen. Met name op dit aspect van ketenactivatie maken we als pilotgemeente dankbaar gebruik van de expertise van het Programmabureau e-factureren van PIANOo.”
De vijf voordelen van e-factureren voor gemeenten:
• Efficiënter werken door digitale verwerking van de factuur
• Minder fouten bij het overnemen en valideren van factuurgegevens
• Beter betaalgedrag door het optimaliseren van de workflow
• Minder spookfacturen door betere match met crediteuren
• Niet onbelangrijk: voldoen aan wetgeving vanaf november 2018
Benieuwd naar het vervolg? Houd onze nieuwsbrief in de gaten. Daarin geven we een update, ook met ervaringen vanuit de pilotgemeenten.
Meld aan voor het webinar
Meer weten over e-facturatie en onze oplossing? Meld je hier aan voor ons webinar op donderdag 2 februari om 14.00 uur!
