Als innovatief belastingkantoor regelt GBTwente de belastingen en WOZ-waarden voor 10 gemeenten. Hun missie: belastingen begrijpelijker én persoonlijker maken. In 2017 startten ze – eenmalig – met het op elkaar afstemmen van de gebruiksoppervlakten in de BAG en WOZ. Na de afronding hiervan wilden ze de samenwerking in de beheerfase voortzetten. Er was behoefte aan het maken van procesafspraken, die leiden naar een efficiënter werkproces. En aan het verder automatiseren van de uitwisseling en communicatie van gegevens.
Begin 2022 vond GBTwente in PinkRoccade Ruimte & Omgeving een partij die hiervoor een geschikte oplossing kon leveren: het iObjecten Samenwerkingsportaal. Zaken als digitaliseren, efficiënter werken en kosten besparen waren belangrijke thema’s bij de totstandkoming van hun keuze. In een drieluik lees je vanuit verschillende invalshoeken over de ervaringen met deze oplossing. Eerder interviewden we hierover Niels Huigen van GBTwente. In het tweede deel van dit drieluik spreken we met René Hartgerink, Teamcoördinator Geo-informatie bij gemeente Enschede.
Wat levert het iObjecten Samenwerkingsportaal jullie op?
René Hartgerink: “Voor de verdergaande samenwerking bepaalden de gemeenten de gebruiksoppervlakte voor het verblijfsobject (BAG). GBTwente bepaalde de gebruiksoppervlakte van de afzonderlijke WOZ-(deel)objecten. Het gevolg: de som van de WOZ-(deel)objecten was niet altijd 1:1 sluitend met de gebruiksoppervlakte voor het verblijfsobject in de BAG.
Als gemeente bepalen wij bij de vergunningverlening tot op zekere hoogte ook de gebruiksoppervlakte van de WOZ-(deel)objecten. Dat doen we door afspraken te maken in het ketenproces. De som van de afzonderlijke WOZ-onderdelen is de gebruiksoppervlakte voor de BAG.
Eén van de voordelen hiervan is dat wij nu aan de voorkant direct de juiste gegevens beschikbaar hebben voor zowel de BAG- als WOZ-registratie.
Het grootste voordeel voor de gemeente is dat wij aan de achterkant veel minder terugmeldingen krijgen voor de oppervlakten. Traditioneel gaan de meeste terugmeldingen over de oppervlakten. Veel daarvan komen vanuit GBTwente, naar aanleiding van bezwaren van inwoners of bedrijven. Dat kostte ons veel tijd aan de achterkant. Die tijd besparen we nu door aan de voorkant wat extra tijd in te zetten. Hierdoor kunnen we met grotere nauwkeurigheid communiceren met inwoners en bedrijven.”
René Hartgerink, gemeente Enschede‘Het grootste voordeel voor de gemeente is dat wij aan de achterkant veel minder terugmeldingen krijgen voor de oppervlakten.’
Hoe ervaar je de samenwerking tussen de BAG en de WOZ in combinatie met het iObjecten Samenwerkingsportaal?
René: “De samenwerking gaat goed en we weten elkaar goed te vinden. Dat was voorheen niet altijd het geval. Die samenwerking hebben we echt een boost kunnen geven. Het Samenwerkingsportaal is een mooi middel om daarbij te gebruiken en in te zetten. Het is belangrijk dat de mensen elkaar op een goede manier weten te vinden. Dat hebben we nu bereikt. Als er iets is, dan kun je in het Samenwerkingsportaal met elkaar communiceren en wordt het opgepakt. Voorheen had je altijd mailtjes en Excel-bestanden. Dan verdween er wel eens wat, of werd er wat vergeten. Dankzij het Samenwerkingsportaal is dat nu niet meer het geval.”
Hoe helpt het iObjecten Samenwerkingsportaal jou in het proces?
René: “We hebben aan de voorkant een inschatting gemaakt van de verwachte tijd die het ons kost en wat het ons gaat opleveren. We meten de extra tijd die we nodig hebben om de gegevens in te voeren. En we maken een raming van het aantal terugmeldingen ten opzichte van het jaar ervoor. Na een jaar gaan we evalueren.
In het volgende stadium gaan we aan de slag met bouwjaren en gebruiksdoelen. Samen met GBTwente moeten we goed afstemmen wat ieder van ons onder een bouwjaar verstaat. Want daar kan een verschil in zitten. We moeten daarover goede afspraken maken. Zo werken we ook de komende jaren aan het verder consistent maken en houden van onze objectenregistratie.”
Hoe hoop je in de toekomst het proces nog meer te verbeteren in combinatie met de BAG en de WOZ?
René: “Door de gebruiksdoelen en bouwjaren, maar ook de BGT en IMGeo erbij te betrekken. En dat we naar één integraal objectenbestand toe gaan. Vanuit Geo zetten wij dan de basis neer. De WOZ voegt daar vervolgens specifieke data aan toe om de waardebepaling goed te kunnen doen. Zaken als de status en de ligging van een woning, want daar hebben wij niet veel verstand van. Vergelijk het met het beheersysteem openbare ruimte voor weg- en groenbeheer. Daarbij geeft de gemeente aan dat het een asfaltweg is. Wegbeheer bepaalt dat het rood of zwart asfalt is en welke onderhoudstermijnen er aan hangen. Zo zie ik dat ook met deze registratie aan de gebouwen kant.”
In het laatste deel van dit drieluik gaan we in gesprek met Jan Punte, strategisch adviseur bij GBTwente.
Benieuwd naar hoe het iObjecten Samenwerkingsportaal jouw organisatie kan helpen? Neem dan contact op met Jef de Klerk via jef.deklerk@pinkroccade.nl of 06 1395 0654.
‘Door samen te werken zorgen we ervoor dat de dienstverlening naar de burger beter en gemakkelijker gaat.’
Jef de Klerk, Klantmanager Objecten
