Als innovatief belastingkantoor regelt GBTwente de belastingen en WOZ-waarden voor 10 gemeenten. Hun missie: belastingen begrijpelijker én persoonlijker maken. In 2017 startten ze – eenmalig – met het op elkaar afstemmen van de gebruiksoppervlakten in de BAG en WOZ. Na de afronding hiervan wilden ze de samenwerking in de beheerfase voortzetten. Er was behoefte aan het maken van procesafspraken, die leiden naar een efficiënter werkproces. En aan het verder automatiseren van de uitwisseling en communicatie van gegevens.
Begin 2022 vond GBTwente in PinkRoccade Ruimte & Omgeving een partij die hiervoor een geschikte oplossing kon leveren: het iObjecten Samenwerkingsportaal. Zaken als digitaliseren, efficiënter werken en kosten besparen waren belangrijke thema’s bij de totstandkoming van hun keuze. In een drieluik lees je vanuit verschillende invalshoeken over de ervaringen met deze oplossing. Eerder spraken we al met Niels Huigen van GBTwente en René Hartgerink van gemeente Enschede. In dit laatste deel gaan we in gesprek met Jan Punte, strategisch adviseur bij GBTwente.
Hoe ervaren jullie de samenwerking met PinkRoccade Ruimte & Omgeving?
Jan Punte: “We zijn heel tevreden over de samenwerking. PinkRoccade is een bekende speler in de markt. Toch was het voor ons een verrassing dat PinkRoccade zich inschreef op de aanbesteding. We kenden iObjecten, maar we wisten nog niet van het bestaan van het iObjecten Samenwerkingsportaal af.
PinkRoccade levert al geruime tijd softwareproducten aan de lokale overheid. Voor ons is deze ervaring een pluspunt. Het iObjecten Samenwerkingsportaal is een nieuw product, dat in co-creatie verder is doorontwikkeld. Hierin hebben we elkaar goed gevonden. In het begin waren er wat issues, maar die hebben we samen opgelost. Jullie gaan daar heel professioneel mee om.”
Hoe zorgden jullie ervoor dat zowel GBTwente als de deelnemende gemeenten aan de slag gingen met het iObjecten Samenwerkingsportaal?
Jan: “We namen vooraf ruim de tijd om met elkaar te praten over het werken binnen de organisaties en over de organisaties heen. Zo keken we naar het samenwerkingsproces en stelden onszelf de vragen ‘Op welke momenten heeft de data met elkaar te maken?’ en ‘Waar raakt de data elkaar?’. Met geeltjes aan de muur schetsten we de klantreis. Zo brachten we een ‘Ist-situatie’ van de processen in kaart en keken we naar de ‘Soll-situatie’: hoe willen we het hebben? We ontdekten dat veel processen prima zijn, maar ook dat we op bepaalde punten dingen dubbel doen. Dit bleek met name het geval te zijn bij het ontstaan van nieuwe objecten. En bij situaties waarbij er verbouwingen aan een object plaatsvinden, zonder dat je het van elkaar weet.
De BAG-beheerders en GBTwente spraken elkaar elke week over de processen. Daardoor gingen zij elkaar ook als collega’s zien. De sfeer werd beter, minder zakelijk. Het afgebakende – ‘Dit ligt bij de BAG en dat ligt bij de WOZ’ – verdween vanzelf. Hier hoefden we niet eens op te sturen. Zo konden we ons focussen op een uitwerking van de gewenste software-ondersteuning. We hadden niets, behalve e-mail en telefoontjes. En door het vertrouwen in elkaar konden we goed kijken naar de ondersteuning die we nodig hadden. Zo zijn we gekomen tot het werken in één systeem.”
Jan Punte, GBTwente‘Je moet een droom hebben, met elkaar meedenken en in gesprek blijven. Daar hebben we samen profijt van.’
Het iObjecten Samenwerkingsportaal is meer dan een samenwerking van GBTwente en inliggende gemeenten. Het is ook een samenwerking tussen GBTwente en PinkRoccade. Hoe draagt dit bij aan de doelstellingen die GBTwente heeft rondom de objectenregistratie?
Jan: “We hebben reguliere overleggen op strategisch, tactisch én operationeel niveau. Die overleggen zijn heel belangrijk. GBTwente gaat graag mee met de veranderingen in de markt. We zijn bezig met het uitwerken van een visie. Hierin moeten we elkaar vinden en veel van gedachten wisselen. En niet denken dat het niet in de huidige gemeenschappelijke regeling of wetgeving past. Je moet een droom hebben, met elkaar meedenken en in gesprek blijven. Daar hebben we samen profijt van.”
Heb je nog tips voor andere gemeenten die gebruik gaan maken van het iObjecten Samenwerkingsportaal?
Jan: “Het gaat om het verbinden met elkaar in de samenwerking. Het is al gek genoeg dat er verschillende basisregistraties zijn in het ruimtelijke domein. Je moet uit die silo’s komen en verder kijken dan bijvoorbeeld alleen de BAG, BGT of WOZ. Ga met elkaar in gesprek, dan zie je dat alle informatie een relatie heeft met elkaar en leidt tot eindproducten. Vooral voor de WOZ is dat belangrijk, want die zitten aan het einde van de keten. Hun klant voelt het in zijn of haar portemonnee.
Benieuwd naar hoe het iObjecten Samenwerkingsportaal jouw organisatie kan helpen? Neem dan contact op met Jef de Klerk via jef.deklerk@pinkroccade.nl of 06 1395 0654.
‘Door samen te werken zorgen we ervoor dat de dienstverlening naar de burger beter en gemakkelijker gaat.’
Jef de Klerk, Klantmanager Objecten
