In 2015 besloot de gemeente Nunspeet om een efficiëntere bedrijfsvoering door te voeren in de vorm van zaakgericht werken. Aangezien er al veel taakspecifieke applicaties zijn aangesloten op onze Makelaarsuite was de keuze voor iDocumenten als DMS een logische.
De gemeente Nunspeet heeft ervoor gekozen om CZA, iBurgerzaken en SquitXO (van Roxit) aan te sluiten op iDocumenten. Dit houdt in dat er 1 centraal opslagpunt is voor zaken voor al deze applicaties.
De gemeente heeft er ook voor gekozen om OPEN.email te gebruiken, hiermee kunnen e-mails (en bijlagen) gemakkelijk worden toegevoegd aan een bestaande zaak of een nieuwe zaak initiëren.
Naast de implementatie van iDocumenten en de koppelingen naar taakspecifieke applicaties moest er ook 600 Gb aan content gemigreerd worden van de oude DMS naar iDocumenten. Na een migratieanalyse resulteerde dit in twee deelprojecten: migratie Squit XO en migratie overige.
"In totaal zijn alle 6.000 zaken en 44.000 documenten in 1 weekend gemigreerd naar iDocumenten. Het mooie van deze migratie was dat medewerkers die werken in Squit XO na het weekend van de migratie verder konden en het voor hen leek of er niets was aangepast. Achter de schermen was alle content echter omgezet naar iDocumenten.”, aldus projectleider Roy Strijker van OPEN.satisfaction. Daarnaast is alle overige content ook gemigreerd naar iDocumenten. Dit waren in totaal zo’n 30.000 dossiers en 200.000 documenten.
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
