Gemeenten gebruiken binnen de uitvoering van de gemeentelijke taken grote hoeveelheden gegevens. Een deel van deze gegevens betreft persoonsgegevens. Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG zijn gemeenten verplicht dit gebruik van persoonsgegevens vast te leggen en inzichtelijk te maken voor inwoners. Door deze transparantie over het gebruik van persoonsgegevens heeft de inwoner de mogelijkheid om na te gaan of de gemeente zijn of haar gegevens rechtmatig gebruikt.
Verwerkingsregister en -activititeiten
Gemeenten zijn verplicht om aan te kunnen tonen dat uitgevoerde verwerkingen van persoonsgegevens aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoen zoals:
· rechtmatigheid
· transparantie
· doelbinding
· juistheid
Om aan deze verantwoordingsplicht te kunnen voldoen moeten gemeenten transparant zijn over de verwerkingsactiviteiten die zij uitvoeren. Ook moeten zij verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van een verwerkingsactiviteit worden uitgevoerd vastleggen.
Vastlegging verwerking van (persoons)gegevens door logging
Op het moment dat door een gemeente vanwege een bepaalde verwerkingsactiviteit persoonsgegevens worden verwerkt, dient deze verwerking vastgelegd te worden in een verwerkingenlog. Doel van deze vastlegging is het nadien kunnen verantwoorden van de verwerking aan betrokken inwoners en de functionarissen die binnengemeentelijk werkzaam zijn op het gebied van de gegevensbescherming (FG/PO).
Verwerkingenlogging API-standaard ontwikkeld
Voor het vastleggen van verwerkingen van (persoons)gegevens vanuit procesapplicaties en de ontsluiting van die gegevens naar geautoriseerde afnemers is de Verwerkingenlogging API-standaard ontwikkeld als onderdeel van de GEMMA referentiearchitectuur. Deze API-standaard biedt leveranciers van informatiesystemen specificaties voor het vastleggen en ontsluiten van de logging van verwerkingen.
iLogboek helpt deze eisen en standaard in te vullen
Door bovengenoemde eisen te bundelen in één component kun je als gemeente voldoen aan de GEMMA en kun je, je complete landschap hierop aansluiten. iLogboek helpt deze eisen in te vullen. Hiermee creëer je één centrale opslag vanuit alle bronnen en ook een centrale ontsluiting.
Monitoring gegevensgebruik en rechtmatigheid
Naast de invulling van de eisen uit GEMMA biedt iLogboek je natuurlijk ook vooral inzage op het gebruik van persoonsgegevens en de rechtmatigheid daarvan.
Klik hier voor meer informatie over het thema 'Logging' in GEMMA Online. Of neem contact op met je accountmanager om meer te weten te komen over iLogboek.
Thomas van Son | 06 295 282 10 | Thomas.vanSon@PinkRoccade.nl
Jochem Lam | 06 147 290 40 | Jochem.Lam@PinkRoccade.nl
Willem Schepers | 06 14 94 56 27 | Willem.Schepers@PinkRoccade.nl
‘Positieve impact en tevreden klanten, dat is waar het om draait’
Willem Schepers, Accountmanager
