De Westerkwartiergemeenten zijn eind juli live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite met daaraan gekoppeld iDocumenten (documentmanagementsysteem). Hiermee realiseren de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn binnen 6 maanden de ambitie om zaakgericht werken gemeentebreed in te voeren. Dit leidt tot een eenvoudige en voorspelbare dienstverlening voor en door burgers en bedrijven.
De gemeenten maken daarbij zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Zo handelen de burgerzakenmedewerker verhuizingen bijvoorbeeld af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden op termijn opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt dan automatisch verzorgd op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd, voor bijvoorbeeld de KCC medewerkers.
Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: "We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen. Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.”
De gemeenten digitaliseren andere processen daarnaast, nu al, op een eenvoudige en uniforme manier: Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken. OPEN.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen). En de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite.
"Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.”
Volgens deelprojectleider Roy Strijker, vanuit OPEN.satisfaction verantwoordelijk voor de implementatie en integratie van iDocumenten, is dit een zeer succesvol project. “Doordat de bestaande koppeling tussen iDocumenten en iZaaksuite zich al meerdere malen bewezen heeft, kon deze snel geïmplementeerd worden.” Eind 2016 maakten de Westerkwartiergemeenten de keuze en nog geen 6 maanden later draaien beide applicaties al.
“Net als bij de implementatie van iBurgerzaken eind vorig jaar, wisten ook nu de gemeenten zich zeer snel aan te passen aan de nieuwe situatie. Dat de medewerkers zich de software zo snel eigen maken is daarbij een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van de producten.”, vult Marc Schilleman, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken aan.
‘Producten ontwikkelen die het verschil maken, zowel voor de medewerker van de gemeente als voor de burger.’
Jouke Schrover, Managing Director Publiekszaken
