iDocumenten beschikt over meer aanvullende modules zoals OPEN.email, de PDF-a module, OPEN.print en OPEN.opslaan. Deze zorgen voor een maximaal gebruikersgemak voor de medewerkers van de gemeente.
Met de OPEN.email koppeling kun je een zaak starten vanuit Outlook of je kunt jouw e-mails (met of zonder bijlages) makkelijk toevoegen aan een bestaande zaak. Op deze manier waarborg je dat alle benodigde informatie op de juiste plaats wordt opgeslagen. Nadat de keuze is gemaakt om een e-mail op te slaan kan er metadata toegevoegd worden. Het scherm dat vervolgens wordt geopend is gebaseerd op de module postmanagment, zodat alle benodigde metadata toegevoegd kan worden en de e-mail naar een nieuwe/de juiste zaak gerouteerd kan worden. Hier is er een naadloze koppeling met CiVision Makelaar Gegevensmagazijn, waardoor er automatisch gegevens van een initiator ingevuld kunnen worden.
De PDF-a module voorziet in de mogelijkheid om een document om te zetten in een PDF-a document. Met de PDF-a module kun je zowel handmatig als automatisch een PDF-a transformatie uit voeren. Wanneer het handmatig gebeurt komt bij de documentacties komt een knop “Converteren naar PDF-a” beschikbaar. De PDF-a module heeft tevens een integratie met de Zaaktypecatalogus. Per zaaktype kan per specifieke documenttype en mimetypes worden ingesteld of betreffende documenten van dat type geconverteerd moeten naar PDF-a bij afsluiting van de zaak, waarbij het document als definitief staat aangemerkt.
Met OPEN.print wordt er een koppeling gerealiseerd van elke applicatie (waarin geprint kan worden) naar iDocumenten. Doordat iDocumenten gekoppeld is aan het zaaksysteem is hier de content ook beschikbaar in de zaak.
Met OPEN.opslaan is het mogelijk om 1 of meerdere bestanden op te slaan vanaf je harde schijf in iDocumenten. Het is ook mogelijk meerdere documenten te selecteren en deze op te slaan. Wanneer een map geselecteerd worden dan worden alle documenten uit de map getoond in de pop-up en kunnen toegevoegd worden aan het archief.
Lees onderstaande artikelen of neem contact met ons op!
‘Samen met onze klanten de toekomst van iBurgerzaken inkleuren.’
Ward de Laat, Product Manager iBurgerzaken
