Elk Samen Verder traject begint met een kick-start. In 5 stappen werd zo in één dag de basis gelegd voor de doestellingen waaraan de gemeente in het komende jaar gaat werken.
Samen met het burgerzakenteam doorloopt een consultant van PinkRoccade Publiekszaken tijdens de kick-start bij de gemeente 5 stappen. Waar de gemeente nu staat en waarom staat centraal. Of mooier gezegd waardoor dat komt. Om vervolgens het gesprek te voeren over waar ze heen willen en waarom.
Zo werken we gedurende de dag gericht toe naar een set van aanbevelingen die past bij de gemeentelijke situatie. Samen leggen we die vast in SMART doelstellingen en iService-dagen. Zo ligt er op het einde van de dag de basis waaraan de gemeente het komende jaar gaat werken.
Een gezamenlijke kick-off legt de benodigde basis: Natuurlijk trappen we de dag gezamenlijk af. In de ideale situatie is daarbij het gehele burgerzakenteam aanwezig. Na de kick-off weet iedereen wat het doel van de dag is. Bovendien leggen we de basis voor een setting waarin iedereen zich vrij voelt om te benoemen waar ze als gemeente of als persoon nu staan en waardoor dat komt.
Een grondige analyse geeft een eerste beeld op basis van feiten en cijfers: PinkRoccade beschikt zelf over veel informatie, beschikbaar via diverse dashboards. Je kunt denken aan informatie over het gebruik van iBurgerzaken apps, de functionele en technische inrichting waaronder ook koppelingen van en naar iBurgerzaken, selfservicepercentages, doorlooptijden, performance en actuele vragen van de gemeente. Daarmee kijken we vanuit de benchmark-gedachte naar waar de gemeente nu staat.
De interviews geven de benodigde kleuring en achtergrondinformatie: Om vervolgens in de interviews te bespreken waarom de huidige situatie is zoals deze is. En waar men zelf ruimte ziet voor verandering, verbetering en optimalisatie. Daarbij gaat het om zowel de apps als de interne processen en zelfs de samenwerking binnen de gemeente. De consultant stelt daarbij slimme vragen en vraagt door als ze denkt dat er meer aan de hand is dan wat de geïnterviewde op dat moment benoemt, bewust of onbewust.
Tijdens het meekijken, zien we letterlijk en figuurlijk net wat meer: En als we dan een rondje lopen over de verschillende afdelingen zien we letterlijk en figuurlijk net wat meer. We zien dan namelijk de computerschermen en in welke applicaties men werkt, we horen de ervaringen van een aantal andere collega’s, we zien het papierwerk, we horen hoe het uitreikproces van reisdocumenten en rijbewijzen echt loopt… Kortom, we halen nog wat extra inzichten op die helpen bij de verdere advisering.
Na een sterk advies leggen we samen de doelstellingen vast: En dan komt het mooiste moment van de dag. Het moment waarop alles letterlijk & figuurlijk samenkomt. De data uit de interne analyse, wat gezegd is in de 1-op-1 interviews en wat zichtbaar werd op de werkvloer. Daarmee presenteert de consultant een advies met daarin pijnpunten en verbeterpunten. Om vervolgens samen te komen tot de SMART doelstellingen en de concrete invulling van de iService-dagen die de gemeente voor het komende jaar heeft. Zo ligt er op het einde van de dag de basis waaraan de gemeente het komende jaar gaat werken.
Anita Musterd, functioneel beheerder gemeente Drimmelen‘Samen hebben we kritisch gekeken naar onze (digitale) bedrijfsprocessen. Heel blij met deze manier van samenwerken, zo kunnen we echt direct, concrete stappen maken. Bedankt voor de uitdagingen!’
In meerdere klantcases lees je de ervaringen van gemeenten die deze kick-start meemaakten. Ook lees je daar welke doelstellingen deze gemeenten hebben opgetekend.
