Mensen gebruiken hun paspoort en identiteitskaart regelmatig om zichzelf te identificeren of om mee te reizen. Het is daarom belangrijk zaken rondom deze reisdocumenten makkelijk te kunnen regelen, zonder afbreuk te doen aan de beveiliging van het aanvraag- en uitgifteproces.
Het de burger zo gemakkelijk mogelijk maken om een reisdocument aan te vragen is een belangrijke eerste stap. Met de app iReisdocumenten wordt een reisdocument gedeeltelijk online aangevraagd via de gemeentelijke website. Hierdoor worden de wachttijden in het gemeentehuis aanzienlijk verminderd. En neemt de werkdruk bij ambtenaren af.
Op de site van de gemeente kunnen burgers met behulp van hun DigiD een ID-kaart (13 jaar en ouder) of paspoort (18 jaar en ouder) aanvragen. Ze hoeven dan alleen de lichaamslengte in te voeren en te betalen. De rest van de gegevens is al ingevuld. Bij de online aanvraag wordt gelijk een afspraak gepland voor de afronding van de aanvraag: het inleveren van pasfoto’s, afnemen van vingerafdrukken en het zetten van een handtekening. Hiervoor kan in het gemeentehuis een snelbalie worden ingericht.
Vervolgens wordt het reisdocument klaargemaakt. De aanvrager kan deze na 5 dagen komen ophalen bij het uitgifteloket. Steeds meer gemeenten kiezen er daarbij voor om een SMS te versturen op het moment dat het reisdocument klaarligt. Ook zijn er een aantal gemeenten die reisdocumenten laten thuisbezorgen. Beide worden door aanvragers ervaren als een extra service door de gemeente.
Wist jij dat Reisdocumenten in de top 3 van de belangrijkste diensten op gemeentelijke websites staat? Bovendien is het product seizoensgevoelig en veroorzaakt het topdrukte in de maanden juni en juli. Elke minuut besparing is er dan één...
De online aanvraag halveert de doorlooptijd aan de balie, blijkt in de praktijk. Dat is een besparing van maar liefst 5 minuten per afspraak voor gemeente Almelo. Gezien het hoge aantal transacties én de seizoensgevoeligheid vermindert deze werkwijze de werkdruk voor ambtenaren dus flink.
De app iReisdocumenten omvat de processen ‘Aanvraag reisdocument’ en ‘Inname / vermissing reisdocument’.
‘Klanten wil ik steeds opnieuw op een creatieve wijze verrassen.’
Sanne van der Zanden, Programmamanager
