iBrondocumenten, voor een makkelijke en snelle toegang tot al je brondocumenten.
Indien gegevens op de persoonslijst van een persoon worden toegevoegd of gewijzigd, dan ligt daar een brondocument aan ten grondslag (een inwoner heeft gemiddeld 6-10 brondocumenten). Het is van groot belang dat deze brondocumenten goed bewaard blijven én snel benaderbaar zijn. Door ambtenaren van de eigen gemeente en door ambtenaren van andere gemeenten want brondocumenten verhuizen niet met de persoon mee naar een andere gemeente.
Daarom is samen met kwartiermakers iBrondocumenten ontwikkeld. Deze app verzorgt zowel de opslag als ontsluiting van brondocumenten. Daarnaast ondersteunt ze het archiveren van aanvullende documenten bij een persoon. Uiteraard ziet iBrondocumenten ook toe op de naleving van bewaringstermijnen en de bijbehorende vernietigingslijst.
Bij de ontwikkeling van iBrondocumenten was in het bijzonder gemeente Enschede actief betrokken. Zij gebruiken deze app sinds juli 2020 en importeerden bij de start 1,1 miljoen brondocumenten.
De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. De combinatie iBurgerzaken met iBrondocumenten, iZaaksuite, iArchief en/of iDocumenten voldoet aan de normen ISO 16175-1 (vervanging van NEN-2082) en ISO 16175-2. Dat betekent dat je als gemeente binnen iBurgerzaken archiefwaardig werkt met iBrondocumenten voor je brondocumenten zoals aktes. En dat je met iZaaksuite/iArchief/iDocumenten in combinatie met iBurgerzaken archiefwaardig werkt voor alle documenten in iBurgerzaken, denk hierbij aan procesdocumenten en kennisgevingen.
