Zaaksystemen

Eén klantbeeld

Zaakgericht werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. De voordelen van zaakgericht werken voor de gemeente zijn voor een groot deel ook de voordelen van digitaal werken. Denk aan: automatische termijnbewaking, parallel werken in hetzelfde dossier en het geautomatiseerd toekennen van metadata.

Zaakgericht werken wordt een de meeste gevallen ondersteund met een zaaksysteem zodat zaakgericht werken op een digitale manier kan plaatsvinden. Echter, er zijn ook andere systemen die zaakgericht (of zaaksgewijs) werken mogelijk maken.

iBurgerzaken koppelt met bijna alle zaaksystemen

Om zaakgericht werken goed in te richten, is het van belang om verder te kijken dan een zaaksysteem en ook taakspecifieke applicaties mee te nemen in die inrichting. Zoals bijvoorbeeld iBurgerzaken: zij geeft de zaakinformatie, de zaakstatus en ook de zaakdossiers van de burgerzakenaanvraag geautomatiseerd door aan het zaaksysteem. Daardoor zijn de juiste gegevens direct beschikbaar voor anderen, zoals MijnOverheid.nl, het Klant Contact Centrum van de gemeente en de medewerkers Burgerzaken. Idealiter werkt deze koppeling op basis van standaarden.

Gerealiseerde koppelingen met documentmanagementsystemen en zaaksystemen:

• Corsa (BCT)
• Djuma (Circle)
• eSuite (Atos): volledige integratie 
• Exxellence
• Green Valley
• iArchief (PinkRoccade)
• iDocumenten (PinkRoccade)
• Rx.Enterprise (Visma Roxit)
• iZaaksuite (PinkRoccade)
• JOIN Document & Case management (Decos)
• Liber (BCT)
• PerfectView
• Verseon (Circle)
• Zaaksysteem.nl

Daarnaast staat de koppeling met Mozard nog op de roadmap.

Continuïteitsvoorziening bij uitval Zaaksysteem

Met de Continuïteitsvoorziening is het mogelijk dat de dienstverlening van burgerzaken direct door kan gaan op het moment dat het zaaksysteem uitvalt. Via de balie, het KCC of via internet (selfservice). Dat doen we door:

1. de applicatiebeheerder een oplossing te bieden om de koppeling met het zaaksysteem direct uit te zetten. Ervoor te zorgen dat de zaaknummering gecontinueerd blijft en de documenten en statussen (tijdelijk) worden vastgehouden in iBurgerzaken;
2. de applicatiebeheerder een oplossing te bieden, om na het verhelpen van het probleem, de koppeling weer actief/aan te zetten en de bewaarde gegevens bij te werken in het zaaksysteem;
3. de gemeente de mogelijkheid te geven alleen afgesloten dossiers naar het zaaksysteem te sturen. Niet alle zaaksystemen kunnen namelijk tussentijdse bijwerking van de zaak aan;
4. de gemeente de mogelijkheid te geven aan te sluiten op iArchief, zodat wel voldaan wordt aan de Archiefwet. Deze oplossing is vooral van toepassing indien er nog geen zaaksysteem voor de afdeling Burgerzaken is ingevoerd of het zaaksysteem status A heeft;
5. daarnaast ontwikkelden we iRaadplegen om voor de KCC medewerkers de actuele authentieke persoonsgegevens en lopende dossiers van iBurgerzaken op gebruiksvriendelijke wijze inzichtelijk te hebben.

Zo kan de dienstverlening van burgerzaken direct doorgaan op het moment dat het zaaksysteem uitvalt. Wel zo prettig voor een bedrijfskritisch proces!