Gebruik geen aanvraagformulier reisdocument

thema Procesoptimalisatie

App iReisdocumenten

#39

Maak niet meer dan de klant vraagt of wat nodig is

Laat weg wat geen waarde toevoegt voor de klant: dat is de kern van Lean. Het is een hulpmiddel om anders te werken. Het is een bewezen managementfilosofie die klantwaarde in processen centraal stelt. Alle activiteiten in een proces die daar niet aan bijdragen verwijder je zoveel mogelijk. Samen met degenen in je organisatie die deel uitmaken van de keten houd je het hele proces tegen het licht. Het product wordt zo beter voor alle gebruikers; burger, bedrijven en ambtenaren. Uiteraard hoef je niet de ‘officiële’ Lean-methode toe te passen, kies gerust een variant die bij je past.

Gebruik geen aanvraagformulier reisdocument

De H2O-gemeenten lieten bij de aanvraag van een reisdocument het aanvraagformulier ondertekenen. Dat betekende een 4-tal extra stappen buiten de inrichting van het formulier; een formulier printen, het formulier ophalen bij de printer, dit formulier laten ondertekenen om het vervolgens bij de zaak in te scannen. Tijdens een iService-dag kwamen ze erachter dat dit wettelijk gezien overbodig is. Sinds dat moment zijn deze stappen dan ook uit het proces gehaald.

Cijfers H2O-gemeenten

Oldebroek: selfservicepercentage 21%
Oldebroek: 38% ‘Groene vermissing’

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages gaan over 2020.

Waarom dit werkt

Werken met Lean is goed voor je organisatie: het bevordert de interne samenwerking, kan een besparing opleveren en het creëert draagvlak. Bovendien kent in een Lean organisatie iedereen de klant en is ook voor iedereen duidelijk waar die klant mee geholpen wordt. En tenslotte is een Lean organisatie continu gebrand op verbeteringen waarbij iedere succesvolle verbetering het vliegwiel van verbetering verder aanslingert.