Maak processen bespreekbaar

thema Procesoptimalisatie

App Samen Verder

#208

Tijdens een iService-dag zetten onze consultants regelmatig de Engage Process Modeler in. Met deze tool maken we processen echt bespreekbaar. Hoezo? Door met elkaar het burgerzakenproces stap voor stap door te nemen en dat letterlijk en figuurlijk inzichtelijk te maken. Inclusief de betrokkenen, de toegevoegde waarde en de tijdsinvestering per stap. Met daarbij bewust ook aandacht voor de verschillende startpunten en de (extra) stappen die daardoor ontstaan.

gemeente De Ronde Venen

iVerblijf & Adres onder de loep

Tijdens een iService-dag bij de gemeente De Ronde Venen werd iVerblijf & Adres onder de loep genomen. Hieronder zie je hoe ze de verhuisaangifte visualiseerden in Engage Modeler tijdens deze dag. Dat heeft veel gebracht voor de 2 applicatiebeheerders en burgerzakenmedewerkers die betrokken waren bij deze sessie. Klik op de afbeelding om deze te vergroten. > Lees de gehele klantcase.

Hans van Leeuwen, Functioneel beheerder KCC bij gemeente De Ronde Venen
‘Er is doorgaans weinig aandacht om werkprocessen helder in kaart te brengen en bij te stellen. Het ontbreekt simpelweg aan tijd, kennis en middelen. Het gebruik van de procesmodelleerapplicatie heeft o.a. geleid tot bewustwording en draagvlak voor procesoptimalisatie.’

gemeente Bloemendaal

iVerblijfsobject echt bespreekbaar maken

Gemeente Bloemendaal vulde een iService-dag met iVerblijfsobject. De aanpak? In de ochtend maakten we het gehele proces rondom BAG-berichten inzichtelijk. Eerst werd elke stap van de BAG-beheerder letterlijk benoemd en in beeld gebracht in Engage Modeler. Om direct daarna hetzelfde te doen voor de stappen van burgerzaken. Zo werden alle werkzaamheden en de gevolgen daarvan zichtbaar, voor elkaar. Om vervolgens de processtappen met weinig toegevoegde waarde nog eens extra tegen het licht te houden. Zo ontstond er ruimte om samen te sparren over de optimale manier van verwerken van BAG-berichten, voor alle partijen. > Lees de hele praktijkcase.

Ilona de Goede, applicatie- & functioneel beheerder bij gemeente Bloemendaal
‘Het was echt super interessant vandaag met Steffen en Sanne! Zo blij ermee dat ik alle burgerzakenprocessen op deze wijze wil gaan benaderen.’

Diverse gemeenten

Het huwelijksproces optimaliseren

Veel gemeenten nemen het huwelijksproces onder de loep tijdens een iService dag. De ochtend staat dan in het teken van analyse en bewustwording. Hoe is bijvoorbeeld de huwelijkskalender ingericht? Of maak je gebruik van een eigen kalender? En in de middag pak je direct de herinrichting aan en haal je overbodige stappen eruit of voeg je juist iets toe. Denk hierbij aan berichtgevingen automatiseren waardoor je niet meer handmatig de trouwambtenaar hoeft te benaderen. Of voeg juist extra hulp tekst toe aan bepaalde stappen om de burger beter op weg te helpen en daarmee een completere aanvraag te krijgen.