Vraag niet langer een ID-bewijs

thema Procesoptimalisatie

App iVerblijf & Adres

#30

Maak niet meer dan de klant vraagt of wat nodig is

Laat weg wat geen waarde toevoegt voor de klant: dat is de kern van Lean. Het is een hulpmiddel om anders te werken. Het is een bewezen managementfilosofie die klantwaarde in processen centraal stelt. Alle activiteiten in een proces die daar niet aan bijdragen verwijder je zoveel mogelijk. Samen met degenen in je organisatie die deel uitmaken van de keten houd je het hele proces tegen het licht. Het product wordt zo beter voor alle gebruikers; burger, bedrijven en ambtenaren. Uiteraard hoef je niet de ‘officiële’ Lean-methode toe te passen, kies gerust een variant die bij je past.

Vraag niet langer een ID-bewijs

Door gemeente Bronckhorst werd te pas en te onpas gevraagd om kopieën van identiteitsdocumenten. In veel gevallen is dat helemaal niet nodig, vaak gaat het er alleen maar om dat een persoon laat zien wie hij is; online via DigiD of aan de balie met zijn identiteitsbewijs.

Gemeente Bronckhorst

Sandra Vruggink, adviseur Dienstverlening en Organisatie gemeente Berg en Dal
‘Totdat we deelnamen aan #LSG18 maakten we een kopie van het identiteitsbewijs van elke persoon die een verhuizing kwam aangeven aan de balie. Tijdens de workshop stelden we onszelf de vragen: ‘Waarom vragen we een kopie van een ID?’ en ‘Wat doen we met die kopie behalve bewaren in de zaak?’. Al snel kwamen we tot de conclusie dit overbodige handelingen waren. Deze hebben we dan ook uit ons proces gehaald. We maken nu enkel nog een notitie in een standaardveld in iVerblijf & Adres. En in een enkel geval noteren we de gegevens zoals het nummer van het document daarbij. Deze nieuwe werkwijze bespaart ons ons veel tijd!’

Cijfers gemeente Bronckhorst

Selfservicepercentage 56%
22% ‘Groene verhuizingen’
1.841 aangiftes verhuizen

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages gaan over 2020.

Waarom dit werkt

Werken met Lean is goed voor je organisatie: het bevordert de interne samenwerking, kan een besparing opleveren en het creëert draagvlak. Bovendien kent in een Lean organisatie iedereen de klant en is ook voor iedereen duidelijk waar die klant mee geholpen wordt. En tenslotte is een Lean organisatie continu gebrand op verbeteringen waarbij iedere succesvolle verbetering het vliegwiel van verbetering verder aanslingert.