Kick-off met alle betrokkenen

thema Aansturing

App iBurgerzaken

#15

Leg intern uit wat de waarde van de ontwikkeling is

Je hebt collega’s en bestuurders nodig om van een project voor verbetering van de dienstverlening een succes te maken. Investeer daar tijd en energie in. Leg je omgeving uit wat de verandering oplevert en voor wie. Kom met een goed onderbouwd en helder verhaal waarmee je anderen kunt overtuigen.

Kick-off met alle betrokkenen

Gemeente Epe stapte in 2019 over naar iBurgerzaken na een aanbestedingstraject. Aan de basis van een succesvol implementatieproject stond de kick-off meeting. Het doel? Bespreken van onder andere de planning, budget, verwachtingen en activiteiten van het project en de deelprojecten. Ook wordt er onderling kennisgemaakt en biedt deze dag de mogelijkheid om te discussiëren over de rol van elk teamlid. Een kick-off werkt daardoor als een enthousiasme-generator.

Gemeente Epe

Bertus Klaassen, projectleider
‘Een goed begin is het halve werk. Ook binnen projecten. Daarom begon onze implementatie met een kick-off. Daarmee bereik je als projectleider dat alle projectmedewerkers enthousiast en met een gezamenlijk doel aan de slag gaan. Succes gegarandeerd.’

Een informele aftrap met een informatief tintje

Een informele aftrap met een informatief tintje is een belangrijke eerste stap. Sowieso voor de afdeling Burgerzaken, maar wellicht wil je een bredere groep aanhaken? Denk aan ICT, communicatie en KCC; zie ook tip 70 'Sturing en betrokkenheid door deelprojecten'.

Uitleg waarom deze stappen worden gezet door de projectleider, het hoofd van de afdeling en/of de wethouder Dienstverlening; zie ook tip 105 'Start met waarom' over The Golden Circle van Simon Sinek;
Demonstratie van (gedeelte van) de applicatie door een ‘super user’;
Benoemen verwachte/gewenste resultaten o.b.v. dienstverleningsvisie en/of wat andere gemeenten al hebben bereikt;
Een gezamenlijke lunch of borrel als afsluiting.

Waarom dit werkt

Een project kan pas een succes worden als het resultaat in vruchtbare grond landt. Er is draagvlak nodig bij alle belanghebbenden, zeker als het werk of de omgeving verandert. Pas als al die mensen intrinsiek overtuigd zijn van de meerwaarde zullen ze meewerken aan een goed resultaat.