Laat aangifte niet langer ondertekenen

thema Procesoptimalisatie

App iVerblijf & Adres

#102

Maak niet meer dan de klant vraagt of wat nodig is

Laat weg wat geen waarde toevoegt voor de klant: dat is de kern van Lean. Het is een hulpmiddel om anders te werken. Het is een bewezen managementfilosofie die klantwaarde in processen centraal stelt. Alle activiteiten in een proces die daar niet aan bijdragen verwijder je zoveel mogelijk. Samen met degenen in je organisatie die deel uitmaken van de keten houd je het hele proces tegen het licht. Het product wordt zo beter voor alle gebruikers; burger, bedrijven en ambtenaren. Uiteraard hoef je niet de ‘officiële’ Lean-methode toe te passen, kies gerust een variant die bij je past.

Laat aangifte niet langer ondertekenen

Bij de #LGS18 workshop in Smilde waren vanuit gemeente Groningen 3 burgerzakenspecialisten aanwezig; Hans van Put, Sabine Poel en Johan Bakker.

Hans van Put, Sabine Poel en Johan Bakker gemeente Groningen
‘Totdat we deelnamen aan #LSG18 printen we de aangifte verhuizing aan de balie zodat elke persoon die persoonlijk een verhuizing kwam aangeven deze kon ondertekenen. Tijdens deze sessie stelden we onszelf de vragen: ‘Waarom laten we een aangifte ondertekenen?’, ‘Wat doen we met dat ondertekenende document?’ en ‘Is dit wettelijk verplicht?’. Al snel kwamen we tot de conclusie dat het een overbodige handeling was. Deze hebben we dan ook uit ons proces gehaald. Erg fijn want juist het archiveren kostte heel veel tijd!’

Cijfers gemeente Groningen

Selfservicepercentage 79%
75% ‘Groene verhuizingen’
39.168 aangiftes verhuizen

Bovenstaande aantallen en selfservicepercentages gaan over 2023.

Waarom dit werkt

Werken met Lean is goed voor je organisatie: het bevordert de interne samenwerking, kan een besparing opleveren en het creëert draagvlak. Bovendien kent in een Lean organisatie iedereen de klant en is ook voor iedereen duidelijk waar die klant mee geholpen wordt. En tenslotte is een Lean organisatie continu gebrand op verbeteringen waarbij iedere succesvolle verbetering het vliegwiel van verbetering verder aanslingert.