Stap voor stap naar de ‘Groene verhuizing’

thema Procesoptimalisatie

App iVerblijf & Adres

Formuleer procesdoelen

Zorg dat je een aantal hanteerbare kortetermijndoelen stelt. Het voordeel is dat deze doelen concreet en overzichtelijk blijven. Dat stimuleert en het maakt het eenvoudiger om de benodigde stappen uit te voeren en zo de nagestreefde resultaten te bereiken. Selecteer een aantal key performance indicators (KPI’s) die er toe doen en bespreek hiervan steeds de ontwikkelingen met je team. Hoe loopt het? Moeten we iets bijstellen?

Een simpel en herkenbaar voorbeeld: dit jaar 11 kilo afvallen versus dagelijks na 19 uur niet meer eten. Wat lijkt jou haalbaarder? Wat stimuleert je meer? En wat werkt daardoor beter? Juist, het procesdoel!

Stap voor stap naar de ‘Groene verhuizing’

Je langetermijndoel zou bijvoorbeeld kunnen zijn; 85% van de verhuizingen digitaal waarvan 50% ‘Groene verhuizingen’. Op het moment dat je enkel dit langetermijndoel neerlegt binnen de organisatie wordt de sfeer wellicht wat gespannen en komt er weerstand. Kies er daarom voor om ook procesdoelen te benoemen die je op korte termijn kunt realiseren, zo concreet mogelijk.

Een 'Groene verhuizing'?

Zo begin je met het inrichten van de risicoprofielen binnen één maand. Kun je vervolgens op die deadline de online aangifte verhuizing op de website inrichten, als dat nog niet het geval was. Controleren medewerkers vanaf die dag alle online aangiftes nog helemaal; groen, oranje of rood. Dat geeft vertrouwen in het systeem. Na een maand zet je de automatische verhuizing aan en zien medewerkers de ‘Groene verhuizingen’ niet meer in hun werkstroom. Wel maak je de afspraak de eerste week nog dagelijks een steekproef te doen van 10 ‘Groene verhuizingen’. Vervolgens bouw je dat aantal steekproeven af naar 10 per week gedurende een maand. Stap je over op 10 steekproeven per maand. En op termijn stop je daar zelfs wellicht ook mee?

Waarom dit werkt

Langetermijndoelen zijn soms te hoog gegrepen en sterven in schoonheid. Het voordeel van een kortetermijndoel is niet alleen dat het concreter is, er is voor de medewerkers ook echt een kans van slagen. En dat binnen afzienbare tijd. Dat heeft als prettig bijeffect dat de mensen die er aan werken veel gemotiveerder zijn om het doel te halen. Bovendien kunnen de behaalde doelen weer als kleine successen gedeeld en gevierd worden binnen de organisatie.