Werk archiefwaardig

De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. De combinatie iBurgerzaken met iBrondocumenten, iZaaksuite, iArchief en/of iDocumenten voldoet aan de normen ISO 16175-1 (vervanging van NEN-2082) en ISO 16175-2. Dat betekent dat je als gemeente binnen iBurgerzaken archiefwaardig werkt met iBrondocumenten voor je brondocumenten zoals aktes. En dat je met iZaaksuite/iArchief/iDocumenten in combinatie met iBurgerzaken archiefwaardig werkt voor alle documenten in iBurgerzaken, denk hierbij aan procesdocumenten en kennisgevingen. Lees hier een uitbreid artikel over archiefwaardig werken. 

Michelle Meekes, Product Owner iBurgerzaken

‘Belangrijk is daarbij natuurlijk wel dat je als gemeente vervolgens ook je werkprocessen aanpast, zodat je daadwerkelijk archiefwaardig werkt volgens de richtlijnen.’

“In het najaar van 2022 starten we met de implementatie van iBijhouding”, vertelt Cynthia de Joode applicatiebeheerder bij gemeente Nunspeet. Dat is de app binnen iBurgerzaken die je gebruikt om op een overzichtelijke manier actualiseringen en correcties op de persoonslijst door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan registeren huwelijk, registeren overlijden, mutatie reisdocumenten en mutatie gezag. Uniek is dat je de persoonslijst voor het bijwerken van de BRP laat controleren door de BestandsControleModule (BCM) van RvIG.

Ook deze overstap is een belangrijke stap in het optimaliseren van de gemeentelijke processen weet Cynthia: “Met de implementatie van iBijhouding brengen we weer een aantal processen volledig naar iBurgerzaken, de taakspecifieke applicatie. Naast dat we gebruikmaken van de voordelen van het nieuwe systeem voorkomen we daarmee ook dubbel werk. Het vastleggen van losse documenten in het zaaksysteem is dan namelijk niet meer nodig, het gehele proces zit dan in iBurgerzaken.” Natuurlijk heeft gemeente Nunspeet een koppeling tussen iBurgerzaken en het zaaksysteem om zo één klantbeeld te vormen en de archiefwaardigheid te borgen.