100% werken met iDocumentcreatie

In de zomer van 2022 stelde gemeente Tholen een plan op voor de volledige overstap naar iDocumentcreatie. “De werkwijze was eigenlijk heel simpel”, vertelt Marcel Kivits, applicatiebeheer bij gemeente Tholen. “Gewoon wekelijks een burgerzakenproces overzetten. Dat betekende letterlijk van boven naar beneden, mapje voor mapje door alle documenten in Kofax heen.” Daarbij hanteerde de gemeente een 3-tal belangrijke uitgangspunten, die je hieronder leest.

Bij het overzetten van het laatste burgerzakenproces was gemeente Tholen op het eerste oog klaar met de transformatie van haar documentbeheer. Het ‘technische gedeelte’ ook meepakken hoort er alleen ook nog bij natuurlijk. En die stap zette Tholen eind 2022, als eerste gemeente. Wat dat betekent? Een opdracht aan PinkRoccade om Kofax uit te zetten en het herinrichten van de privileges in iBurgerzaken.

Marcel beschrijft de aanpak van gemeente Tholen in een notendop: “Applicatiebeheer richt iDocumentcreatie in op de testomgeving en voegt waar noodzakelijk (!) eigen documenten en herbruikbare blokken toe binnen iDocumentcreatie. Daarbij was steeds het leggen van een goede basis cruciaal, de juiste pagina instellingen en configuratie. Burgerzaken controleert vervolgens alle documenten binnen dat proces. Zo werden op het einde van de week steeds alle documenten door key user Ilse Smolders goedgekeurd op de testomgeving. De goedgekeurde leverancierstemplates werden daarbij in productie overigens ook meteen aangezet. Zo leverde deze werkwijze al direct voordelen in de praktijk op. En eind 2022 werd het project dus echt afgerond, met het uitzetten van Kofax.”

Gemeente Tholen hanteert daarbij deze 3 uitgangspunten

1. We gebruiken de leverancierstemplates, tenzij;
2. Als we eigen documenten of herbruikbare blokken aanmaken staat in de naamgeving ‘TLN’;
3. We richten eerst alle processen in op test, dan gaat alles met de exportmogelijkheid naar productie.

De voordelen die gemeente Tholen in de praktijk ervaart? Het beheer & onderhoud van documenten is nu echt veel minder; gemeente Tholen heeft nu namelijk nog maar 75-80 eigen documenten, inclusief mails. En iDocumentcreatie is zoveel gebruiksvriendelijker, voor zowel functioneel beheerders als de eindgebruikers.

Heb je binnen jouw gemeente alle kennisgevingen op orde én een bewuste afweging gemaakt voor alle leverancierstemplates in iDocumentcreatie? Kortom, maak je geen documenten meer aan in Kofax en ben je nu al klaar voor de volgende stap in de transformatie? Laat het ons dan weten! Dan zetten we ook bij jouw gemeente Kofax nu alvast uit. Op TOPdesk vind je - binnenkort -alle informatie.