Al je brondocumenten digitaal, makkelijk & snel toegankelijk met iBrondocumenten

Als gegevens op de persoonslijst van een persoon worden toegevoegd of gewijzigd, dan ligt daar een brondocument aan ten grondslag. Het is van groot belang dat deze brondocumenten niet alleen goed bewaard blijven, maar ook snel benaderbaar zijn. iBrondocumenten verzorgt zowel de opslag als ontsluiting van deze brondocumenten. En ondersteunt daarnaast ook het archiveren van aanvullende documenten bij een persoon. Denk daarbij aan de persoonskaart; de voorganger van de persoonslijst zoals we die vandaag de dag kennen.

Veel gemeenten maken nog gebruik van een papieren archief. In Enschede werd echter vóór iBrondocumenten al een digitaal systeem genaamd ProBOSS gebruikt om brondocumenten op te slaan. “Door te werken met iBrondocumenten staat vanaf nu alles in één systeem en dat bevalt ons goed”. Aanvullend vertelt Marion: “iBrondocumenten wordt binnen onze gemeenten niet alleen gebruikt voor aktes van personen die wonen in onze gemeente, maar ook voor niet-ingezetenen (RNI). Als grensgemeente leggen wij regelmatig voor niet-ingezetenen brondocumenten vast.”

Hoe verhoudt het werken met iBrondocumenten zich tot de oude werkwijze? Marion vertelt: “We hoeven nu niet meer in andere systemen en bestanden te gaan graven, want iBrondocumenten is volledig geïntegreerd met iBurgerzaken”. Wijzigingen in de BRP worden automatisch in de zaak opgeslagen en toegevoegd aan iBrondocumenten. Het wordt meteen bij de PL opgeschreven dus geen extra handelingen. Wil je later een akte raadplegen (bijvoorbeeld als de burger vraagt om een huwelijksakte)? Dan is deze snel vindbaar.”

Was het wennen om te werken met iBrondocumenten en hoe reageren collega’s? Marion zegt daarover: “Het wennen viel ontzettend mee, natuurlijk moet je leren hoe je het erin zet en het eruit krijgt. Ik heb duidelijke werkinstructies gemaakt en via een filmpje met schermopnames mijn collega’s door het proces geloodst. Hoe voeg je het toe? Hoe raadpleeg je? Alles kwam daarin voorbij. Ik kreeg daarop positieve reacties van mijn collega’s. Voor ons was het sowieso een bijzondere livegang in juli. Wij zijn als kwartiermaker betrokken geweest bij de ontwikkeling van iBrondocumenten en vervolgens als allereerste gemeente live ging met iBrondocumenten. Ook zijn gemeente Amersfoort en gemeente Losser inmiddels live.”

Marion de Boer, medewerker team Frontoffice cluster dienstverlening

‘iBrondocumenten biedt uitgebreide zoekmogelijkheden om het juiste brondocument te vinden en houdt daarbij informatie vast wie en wanneer inzage heeft gehad in de brondocumenten’

“Gewoon doen! Zorg daarnaast voor scanners van goede kwaliteit waardoor de documenten die je inscant ook van goede kwaliteit zijn.” Daar start Marion mee als we haar vragen of ze nog tips heeft voor andere gemeenten. “Denk goed na over welke brondocumenten je wel digitaliseert en welke niet. Je digitaliseert om het jezelf makkelijk te maken. Zet bijvoorbeeld een streep bij een bepaald geboortejaar, waarbij je ervan uit kan gaan dat deze aktes niet meer opgevraagd gaan worden. Marion sluit af met: “Neem gerust contact met mij op als je nog vragen hebt over onze ervaring met iBrondocumenten. En wie weet vier jij binnenkort de livegang van iBrondocumenten -net als ons in juli- met taart!"

iBrondocumenten is nu alleen beschikbaar binnen iBurgerzaken. In de toekomst is iBrondocumenten ook beschikbaar voor andere gemeenten. Daarmee ontstaat een landelijke voorziening voor brondocumenten. En als we nog een stapje verder gaan kan de burger in de toekomst misschien wel zijn/haar brondocumenten raadplegen.